オンラインミーティングが当たり前に行われるようになった昨今、会議でZoomを使う頻度が多くなっています。
ビジネスでZoom初心者の人の中には、以下のような疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。
- 「Zoomのホストって何？」
- 「Zoomでホストとしてミーティングを設定する方法は？」
- 「Zoomを設定する時に注意するべきことはある？」
本記事では、Zoomにおけるホストの意味やミーティングを行う方法について解説します。Zoomで初めてホストになる方や、具体的な活用方法について知りたい人はぜひ最後までお読みください。
Zoomのホストとは？
そもそもホスト（host）は、英語が由来の言葉であり「主催者」という意味があります。
したがってホストは、Zoomにおいて「ミーティングを開催する側の人物」のことを指しています。
オンラインミーティングツールは、会議や採用活動、営業においても活用されるサービスです。
特に、Zoomは認知度の高さや利便性からよく用いられるため、参加者として使用したことがある人も多いでしょう。
オンラインミーティングの活用が当然になった昨今では、ホストとしてZoomを活用する機会もあるはずです。
実際に主催者としてZoomを使用するときに焦らないよう、ミーティングの立ち上げ手順についてきちんと理解しておくことが大切だといえます。
Zoomのホストはアカウントが必要？
Zoomを活用する際、ゲストとしてミーティングに参加する場合はアカウント作成の必要はありません。
しかし、ホストとして会議を開催したいのであればアカウントが必要です。
あまりZoomを使わない人はアカウントを作ることが億劫に感じるかもしれませんが、簡単な操作で3分程度で作成できます。
「まだアカウントを持ってないし、直近でZoomを使う機会もない」と思っている人も念の為作っておきましょう。
なお、Zoomアカウント作成はパソコンとスマートフォンの両方で可能です。
Zoomでホストとしてミーティングを作成する方法は？
Zoomでホストとしてミーティングを作成する方法は、パソコンとスマートフォンによって異なります。
ミーティング直前になって作成方法が分からず焦らないように、それぞれのデバイスでの作成手順を確認しておきましょう。
【Zoomミーティングの作成方法】PCで作成する場合
PCでミーティングを作成する場合は、以下2つの方法に分かれています。
- ブラウザで作成する場合
- デスクトップアプリで作成する場合
上記2つでミーティングを作成する手順を紹介していきます。
ブラウザで作成する場合
ブラウザでミーティングを作成する手順は以下の通りです。
- PCでZoomに公式サイトにアクセスし、右上部のアイコンをクリック
- 左に表示されている「ミーティング」をクリックし「ミーティングをスケジューリング」を選択
- 会議名や開催日時などの情報を入力
- ホストが許可した人物しか受け付けない場合は「待機室」にチェック
- 入力が完了したら「保存」をクリック
- カレンダーツールに情報を入れたい場合は「追加先」から選択
- チャットツールやメールで招待を送る場合は「招待状のコピー」をクリック
デスクトップアプリで作成する場合
デスクトップアプリでミーティングを作成する手順は以下の通りです。
- Zoomデスクトップアプリを開いて上部にある「ミーティング」を選択
- 「編集」をクリック
- ミーティングのトピックや日時などの情報を入力
- ホストに許可されたユーザーだけ受け入れる場合は「待機室」にチェック
- カレンダーツールに記載したい場合は「カレンダー」から選択
- 「保存」をクリック
また、すぐにミーティングを開催したい場合は以下の手順でも作成可能です。
- 「新規ミーティング」をクリック
- 「新しいミーティングを開催」を選択
- 下部にある「参加者」をクリックし右に表示されたメニュー下から「招待」をクリック
【Zoomミーティングの作成方法】スマートフォンで作成する場合
スマートフォンでホストとしてミーティングを作成する手順は以下の通りです。
- Zoomのスマートフォンアプリを起動
- 「スケジュール」を選択
- ミーティングタイトルや日付などの情報を入力
- ホストに許可されたユーザーしか受け付けない場合は「待機室を有効化」をタップ
- 作成できたら右上部の「完了」をタップ
すぐにミーティングを開催する場合は以下の方法でも作成できます。
- 「新規ミーティング」をタップ
- 「ミーティングの開始」をタップ
- 追加で参加者を招待したい場合は「参加者」を選択
- 左下にある「招待」をタップし、招待方法を選択
Zoomミーティングへ招待する方法は？
Zoomミーティングに招待する場合もパソコンとスマートフォンによって方法が異なります。
それぞれのデバイスで招待を実施する方法について把握しておきましょう。
【Zoomミーティングの招待方法】PCで作成する場合
PCのブラウザでミーティングを招待したい場合は以下の手順です。
- 右上部にあるアイコンをクリック
- ミーティングを選択
- 今後のミーティングをクリック
- 詳細を開きたいミーティングを選択
- 「ミーティングID」をコピーするか「招待のコピー」をクリックして相手に共有
また、デスクトップアプリを活用して招待する場合は下記の方法でできます。
- アプリを起動し、上部にある「マイミーティング」をクリック
- 詳細を開きたいミーティングを選択
- 「招待のコピー」をクリックして相手に共有
【Zoomミーティングの招待方法】スマートフォン（アプリ）で作成する場合
スマートフォンアプリで招待したいときの手順は以下の通りです。
- スマートフォンアプリを起動
- 画面下部にある「ミーティング」をタップ
- 参加者を増やしたいミーティングを選択
- 「招待」タップして、招待する方法を選択
Zoomミーティングができない場合の原因は？ケースごとに対処方法を解説
Zoomミーティングができない状況として、以下3つのケースが考えられます。
- 音声が聞こえない
- カメラの映像が映らない
- ミーティングが強制的に終了してしまう
上記のケースに遭遇したら、焦らずに対処していきましょう。
3つの状況ごとの対処方法を解説していきます。
音声が聞こえない場合
ミーティングの最中に音声が聞こえない場合、相手の設定がミュートになっている可能性が高いです。
したがって、まずは相手に設定の確認をしてもらいましょう。
相手の設定がミュートになっていないのであれば、自分のパソコンの音声の設定で、スピーカーがオフになっているか調べてください。
デスクトップアプリの場合、画面左下に表示されている「オーディオに接続」をクリックし「コンピューターオーディオに参加する」を選択すれば音声が流れるようになります。
それでも音声が流れない際は、以下の手順を参考にしてみましょう。
- 一度会議から退出して、画面右上にある「設定アイコン（歯車のマーク）をクリック
- 「オーディオ」を選択
- 出力音量を確認し「スピーカーのテスト」を実施
スピーカーの音量調整ができているのにも関わらず音が流れていない場合は、パソコンを再起動してみるか、Zoomの最新バージョンを取り入れてみることがお勧めです。
カメラの映像が映らない場合
自分の画面で映像が映らない場合、設定で画面がオフになっているかもしれません。下部に表示されている「ビデオの開始」をクリックして画面表示できるようにしましょう。
「ビデオの開始」がオンになっているのにカメラの映像が映らない際は、Zoomのサポートサイトにて対処方法を確認してください
サポートサイトには、macOSやWindows、Androidなどに応じた対処法が記載されています。
参考：Zoom のビデオ クラッシュのトラブルシューティング｜Zoom
ミーティングが強制的に終了してしまう
ミーティングが強制的に終了してしまう場合、ホストが抜けてしまっていることが要因の可能性があります。
Zoomでは、ホストがミーティングから抜けると、会議が強制終了されるからです。
したがって、ホストが途中で抜けることが決まっている場合、事前に共同ホスト設定を複数人に設定しておくことがおすすめです。
もしもホスト設定を他の人にもしていなかった場合は、ミーティング中に譲渡することもできます。
ホストの権限をミーティング中に譲渡する手順は以下の通りです。
- 画面下部にある「参加者」を選択
- ホストにしたいユーザーにカーソルを合わせ「詳細」をクリック
- 「ホストにする」を選択
- 「はい」を選択
Zoomミーティングを行う前にやるべきことは？
Zoomミーティングを行う前にやるべきことは以下の5つです。
- カメラの写り具合をチェックしておく
- 音声の聞こえ方をチェックしておく
- ミーティングに関係のないタブは閉じておく【セキュリティ対策】
- 無線ではなく有線接続に変更する
- 名刺交換用のツールや壁紙を用意しておく
メラビアンの法則によると、人の印象は言葉そのものよりも、声のトーンや見た目の情報から決定することが分かっています。
93%以上の情報を非言語コミュニケーションから得ているため、Zoomを活用したミーティングにおいても、第一印象を左右する写り具合や音声の聞こえ方には注意しましょう。
Zoomミーティングの前にやるべきことについて具体的に解説していきます。
【Zoom開始前にやること①】カメラの写り具合をチェックしておく
Zoomミーティングを開始する前に、カメラの写り具合は入念に確認しておきましょう。光の具合や画角を調整し、見やすくなるように工夫をすることが大切です。
オンラインミーティングは、視覚情報が少ないため、画面に映っている情報だけで印象が左右されます。
目線や顔の写りが悪いと、採用活動や商談でも不利になってしまう可能性があるので注意が必要です。
自然光で調整できる際は問題ありませんが、光が入り込まない場合は顔が暗く見えてしまうため、ライトなどを活用しましょう。
【Zoom開始前にやること②】音声の聞こえ方をチェックしておく
Zoomミーティングを始める前に、音声の聞こえ方もチェックしておきましょう。
Zoomでは、画面に映っている視覚情報と声からの音声情報だけで印象が決定してしまいます。
ノイズが入っていたり、声が通常よりも低く聞こえてしまう場合は、マイナスなイメージを与えてしまうこともあるので注意が必要です。
また、会議によっては画面に顔を出さないまま進行することもあります。
内容が良くても音声が聞き取りづらいと意味がないので、事前に確認することがお勧めです。
なお、ミーティング前に音声の聞こえ方を調べたい場合は以下の方法で確認できます。
- 「設定」から「オーディオ」を選択
- 「マイクのテスト」をクリック
【Zoom開始前にやること③】ミーティングに関係のないタブは閉じておく【セキュリティ対策】
Zoomを使った会議や商談では、画面共有機能を使うこともよくあります。
自分のパソコン画面に映し出されている情報を共有できるので便利ですが、関係のないタブは事前に閉じておきましょう。
YouTubeなどの動画視聴サービスのタブがあったり、個人的な調べ物をしている痕跡があると「真剣に業務に取り組んでいないのではないか？」と疑問に思われてしまうこともあります。
また、関係のないタブを開いていると、情報漏洩につながる危険性もあるので注意してください。
うっかりミスで他の企業の情報や自社の社外秘データを流してしまうと、評価は著しく下がってしまいます。
最悪の場合、罰金を要求されることもあるので、画面共有をする際は最新の注意を払いましょう。
【Zoom開始前にやること④】無線ではなく有線接続に変更する
Zoomを使ってミーティングをする時は、無線ではなくなるべく有線接続を使いましょう。
Zoomの最中に画面がフリーズしたり、資料がうまく映し出せなくなったりすると、進行がスムーズにできなくなってしまいます。
モデムとパソコンを直接LANケーブルで繋ぐ有線接続の方が回線速度が速く、重要な会議や商談の際にフリーズする心配もありません。
ただし、有線接続を取り入れると、見栄えが良くないことや移動範囲が限られることなどのデメリットも存在します。
手元に資料が必要な場合は、事前に用意しておくことがおすすめです。
【Zoom開始前にやること⑤】名刺交換用のツールや壁紙を用意しておく
オンラインミーティングで名刺交換をするときは、Sansanなどの名刺交換用のツールや、URLが記載された壁紙を導入しましょう。
社外の人との会議や商談で初めて接点を持つ場合、名刺交換をすることが一般的です。
しかし、オンラインミーティングが導入されるようになった昨今では、名刺交換がしづらいという意見もあります。
一般的な営業の際は、名刺交換からアイスブレイクが始まり、本題に移ることも多いです。会議や商談をスムーズに進行するための工程として、名刺交換は必要とされているので、オンラインミーティングでもぜひ導入してみてください。
Zoomの共同ホストとは？
共同ホストは「開催者以外で、ホストとしてミーティング補助の役割を担う人」のことです。
事前に共同ホストを設定しおけば、開催者がミーティングを抜けても強制終了されなくなります。
ただし、Zoomの共同ホストを設定するには「プロプラン」に入っている必要があるので注意してください。
共同ホストにされる側は無料プランでも問題ありません。
まずは、デフォルトで設定がオフになっているため、事前設定として「共同ホスト」をオンに切り替えます。
- 「設定（歯車マーク）」をクリック
- 「一般」をクリック
- 「さらに詳細を表示する」を選択
- 「ミーティングにて（基本）」を選択
- 「共同ホスト」をオンに変更
次に、参加者を共同ホストに割り当てていきましょう。
- 画面下部にある「参加者」をクリック
- 共同ホストにした相手の名前にカーソルを合わせ「詳細」を選択
- 「共同ホストにする」をクリック
参加者一覧で、共同ホストにした相手の横に「（共同ホスト）」と表記されているのを確認できたら完了です。
【メリット】Zoomの共同ホストでできることは？
Zoomの共同ホストでできることは様々あります。以下の通りまとめましたので、参考にしてみてください。
【入退室について】
・参加人数が増えないようロックできる
・ミーティング入退室時に鳴るチャイム音を再生・停止できる
・指定した参加者をミーティングから退室できる
・待機室で待機している参加者のミーティング入室を許可できる
【音声について】
・参加者のマイクについて、任意のタイミングでマイクオン・オフできる
・参加者自身が任意のタイミングでマイクオンできないようにする
・参加者に対し、任意のタイミングでマイクオン・オフをリクエストできる
【ビデオ映像について】
・参加者にカメラオンをリクエストできる
・参加者のカメラを任意でオフできる
【参加者の名前について】
・参加者自身が自分の名前を変更するのを許可・禁止できる
・参加者の名前を自由に変更できる
【レコーディングについて】
・ミーティングを録音できる
・参加者による録音を強制的に禁止できる
【ブレイクアウトルームについて】
・参加者をブレイクアウトルームに割り振ることができる
・ブレイクアウトルーム間を任意で移動することができる
・ブレイクアウトルームの終了時間を設定できる
【デメリット】Zoomの共同ホストでできないことは？
Zoomの共同ホストでできない内容について、以下の通りまとめました。参考にしてみてください。
・参加者自身にミーティングの録音を許可すること
・待機室を開始すること
・全参加者に対してミーティングを終了すること
・参加者に共同ホストを割り当てること
Zoomの共同ホストは何人まで設定できる？
Zoomの共同ホストの割り当て人数に制限はありません。ホスト側は参加者に対して何人でも共同ホストとして割り当てることができるのです。
Zoomの共同ホストの設定画面が出てこない原因は？
Zoomの共同ホストの設定は設定者が有料プランの場合しか使えません。設定者が無料プランだと設定画面が以下のようにエラー表示されます。ご注意ください
Zoomの共同ホストを設定する時の注意点は？
Zoomの共同ホストを設定する時の注意点がいくつかあります。特に注意していただきたい内容を2点にまとめましたので、参考にしてみてください。
ミーティングの前に設定しておく
共同ホストの設定は簡単であるとは言え、数分は掛かる作業です。加えてミーティングが始まってしまうと、後から設定ができません。必ずミーティングが始まる前に設定しておきましょう。
事前に共同ホストを設定できるかテストしておく
前提として共同ホストの設定は、自身が有料プランに加入していないと設定ができません。また、設定する際にも数分間の時間を要します。事前に共同ホスト設定ができるかをしっかり確認することをおすすめします。
Zoomのホストだけが使える機能は？
Zoomのホストだけが使える機能は以下の3つです。
- ブレイクアウトルーム
- 投票機能
- 画面録画（レコーディング機能）
ホストとしてZoomを使用する際、機能を最大限活用できるようにしておきましょう。
Zoomのホストだけが使える機能について順番に解説していきます。
【Zoomのホストだけが使える機能①】ブレイクアウトルーム
ブレイクアウトルームは、参加者を少人数で分けてミーティングができる機能です。グループに分かれてアイデアを出し合ったり、個別で意見を交わす際に活用されます。
ブレイクアウトルームを活用する際は、まずは以下の手順で設定を有効に切り替えてください。
- WebブラウザよりZoomにサインイン
- 「設定」をクリックし「ミーティング」を選択
- 「ブレイクアウトルーム」を有効に変更
ミーティングの最中にブレイクアウトルームを設定する手順は下記の通りです。
- 画面下部のツールバーにカーソルを合わせる
- 「ブレークアウトセッション」をクリック
- 「自動」か「手動」を選択
- 割り当てを確認して「すべてのルームを開ける」をクリック
【Zoomのホストだけが使える機能②】投票機能
Zoomのホストになると、投票機能も使用できるようになります。
投票機能は、ミーティング内で意見をまとめたりする際に便利な機能です。
投票機能を活用する場合、事前に質問事項を設定しておく必要があります。
以下の手順を参考にして、投票機能を活用してみましょう。
- ブラウザよりZoomにサインイン
- 画面上部にある「ミーティングをスケジュールする」を選択
- トピックや開催日時などの情報を入力設定し「保存」をクリック
- スケジュールしたミーティング画面下の「投票をまだ作成していません」の右にある「追加」をクリック
- 「パーソナルミーティングタブ」を選択
- タイトルや質問、選択肢を設定
- 選択肢を「一つの選択肢」か「複数選択肢」より選択
- 「保存」をクリック
【Zoomのホストだけが使える機能③】画面録画（レコーディング機能）
会議の情報を保存したい場合は、Zoomの画面録画機能が便利です。
画面録画を実行する手順は以下の通りです。
- Zoomを起動
- ミーティングを開始
- 画面下部の「レコーディング」をクリック
- 「このコンピューターにレコーディング」を選択
画面録画機能は、会議の様子を保存したいときだけでなく、営業のロープレをするときにも活用できます。
なお、Zoomのレコーディング機能には、一般的な録画とクラウドレコーディングが存在します。
クラウドレコーディングを活用すれば、容量を気にしなくて済みますが、Zoomでは有料プランにする必要があるので注意しましょう。
【裏技】ZoomのURL発行を自動化する方法はある？
ZoomのURL発行を自動化する方法があります。それは日程調整ツールを活用することです。日程調整ツールを使うことで、従来手間が掛かっていたZoomのURL発行を自動化することができるのです。
その他にも日程調整ツールを活用することで得られるメリットがいくつかあります。今回はこれらのメリットを解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
メリット①：候補日程を自動でピックアップ
日程調整ツールを活用することで、相手との候補日程を自動でピックアップできます。自身が管理しているカレンダーと同期して、カレンダーの情報を日程調整ツールに反映させることができるのです。
従来、日程調整をする際は手帳を見ながら相手と電話やメールなどをして日程調整をする必要がありました。
しかし現在は、日程調整ツールを活用することで、手帳を使わずとも日程調整が可能になりました。自分のカレンダーの情報が日程調整ツールに反映されていますので、自分の空いている日程と相手の空いている日程が自動的にピックアップされるのです。
メリット②：予約と同時にZoomのURLも自動発行
Zoomミーティングの予約を完了したと同時にURLも自動で発行されます。これにより、従来必要だった「予約を完了した後手作業でURLをコピーしてメールに貼り付け送信」という工程が省略できます。
URL発行忘れの防止にもつながる機能ですので、非常に便利な機能と言えるでしょう。
メリット③：Google・Outlookカレンダーへの登録も自動
日程調整ツールを活用して確定したアポイントの日程が、自身のGoogleカレンダーやOutlookカレンダーに自動的に反映される機能があります。これにより、以下のメリットが期待されます。
・相手とのアポイント確保が確実にできる
・他の日程とかぶらないように日程が確保できる
・アポイントの入れ忘れが防止できる
日程調整ツールを活用することで業務効率の向上が期待できるのです。
まとめ：Zoomのホストとしてミーティングを円滑に進めよう
Zoomは、オンラインミーティングが当たり前になった昨今では、とても重要なビジネスツールです。
参加者としてZoomを活用するだけでなく、ホストとしてオンラインミーティングを開催することもあります。
ミーティングを開催する際に焦らないように、事前に各機能や使い方について確認しておくことが大切です。
Zoomで実際にミーティングを実行する際は、印象を良くするために、光の入り具合や音声のチェックを入念にすることをお勧めします。
また、画面共有機能を使う時は、情報漏洩をしないよう、十分に注意してください。
不必要なタブが存在している場合は、ミーティングの前に閉じておくことが重要になります。
ブレイクアウトルームや投票機能など、ホストだけが使える機能も多くあるので、事前に理解を深めて有効活用しましょう。
