日頃から仕事や就職活動をしていると、サービスに関したことや面接に関することで問い合わせる機会がよくあります。
質問をすること自体は問題ないですが、後のお礼メールまで丁寧に対応できている人は少ないのではないでしょうか。
本記事では、問い合わせに返答してもらった際のお礼メールのポイントや実際の例文について紹介します。
この記事を最後まで読めば、どのようなメールを書けば好印象を維持できるのか分かるようになるでしょう。
問い合わせに返答してもらった時のお礼メールで、相手に好印象を与えるためのポイントは？
問い合わせへの返答のために書くお礼メールでは、以下5つのポイントに留意しましょう。
- 返信をもらった当日、翌日には返信する
- 具体的にお礼を伝える
- 誤字脱字をなくす
- 今後どうするかを書いておく
- 次に会った時は改めてお礼を伝える
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
返信をもらった当日、翌日には返信する
お問い合わせの返答をもらったら、当日か翌日にはお礼のメールを送りましょう。
ビジネスメールのやり取りにおいて、素早い返信は評価の基準として重要になります。
特に、社外の取引先や就職活動で面接をしてもらう企業とのやりとりにおいては対応は早い方が好印象です。
お問い合わせに対する回答はいつくるかわからないため、メールの通知がスマートフォンに届くように設定することをおすすめします。
本来気づけるはずだったメールの対応が遅れて、評価を下げることはもったいないので対策をしましょう。
他の業務や作業ですぐにメールの作成をするのが難しい場合は、例文を参考にして遅くても24時間以内には返信してください。
具体的にお礼を伝える
お礼メールで感謝を伝えるときは「ありがとうございます。」だけで済ませないようにしてください。
ただお礼を記載しても誠意が感じられず、印象が悪くなる可能性があります。
「〇〇をしていただきありがとうございました。」というように書いておくことがおすすめです。
より具体的には、社外の人に導入予定のサービスの詳細を聞いた場合は「〇〇の使用用途について教えていただきありがとうございます。」などが適切になります。
就職活動で面接の日程や持ち物について質問をしたときでも、同様に詳細を書いて感謝を伝えてください。
「ありがとうございます。」だけでも感謝していることは伝わりますが、少しでも好印象にしたい場合は具体的に書きましょう。
誤字脱字をなくす
ビジネスで送るお礼メールでは、誤字脱字は禁物です。
ミスが多いと「お礼で送っているメールなのにちゃんと確認してないのか」と思われ、イメージが悪くなるでしょう。
一度文章を執筆したら、1度黙読でチェックし、2度目は音読で確認するとミスを極力減らすことが可能です。
口に出して文章を読むと、文章が冗長表現なく、正しいリズムで書けているのかも分かります。
執筆後のチェックをした後も不安な場合は、同僚や友人にお願いして客観的な目線から評価してもらうことがおすすめです。
Wordに文章を打ち込むと自動で誤字脱字を確認してくれるため、合わせて活用してみてください。
今後どうするかを書いておく
お礼メールでは、ただ感謝を伝えて終わらせるのではなく、今後の方針も記載することがおすすめです。
例えば、社外の人にサービスの詳細を聞いた場合は「今後前向きに導入を検討いたします。」などが適切でしょう。
就職活動で面接の服装を聞いたのであれば「承知いたしました。当日はビジネスカジュアルで訪問いたします。」などを付け加えると良いです。
回答してもらったことを次の機会に活かす姿勢を示せるため、なるべく具体的に今後のことを記載しておいてください。
特に、面接では自分から考えて行動ができる「主体性」が問われるため、疑問点の解消から自分で意思決定できることを示す事が効果的です。
次に会った時は改めてお礼を伝える
質問に回答してもらった相手に直接会う機会がある場合は、改めて感謝を伝えておきましょう。
お礼メールだけだと文面だけなので気持ちがきちんと伝わらない可能性があります。
「先日はご丁寧に質問にご回答いただきありがとうございました。」と言うだけでも誠実な印象を与えられます。
重ねてお礼をしたことで不快になる人は基本的にいないので、商談や面接に入る前に再度口頭で感謝を伝えてみてください。
就活や社外との打ち合わせに関わらず、謙虚に相手と接することが大切です。
誠実な人としてイメージが定着すれば、今後の付き合いにおいても円滑に事が進みやすくなるでしょう。
問い合わせに返答してもらった時のお礼メールの例文は？
問い合わせをする際のシチュエーションとしては、以下のような状況が挙げられます。
- サービスの導入について質問した時
- 料金について相談した時
- トラブルについて質問した時
- 追加で質問したいことがある時
- 業務に関する質問をした時
- 経費に関する相談をしたとき
- トラブルについて相談した時
- 追加で質問したいことがある時
- 面接の服装について質問した時
- 提出する書類について確認した時
- 説明会やOB訪問で質問をした時
- 追加で質問したいことがある時
上記12個のシチュエーションに合わせたお礼メールの例文についてみていきましょう。
【社外向け】ビジネス用例文①：サービスの導入について質問した時
サービスの導入について質問した後のお礼メールには以下のように記載しましょう。
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件名：Re:サービスについての質問へのご回答
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、ご多用のなか対応いただきありがとうございます。
〇〇様のおかげでサービスの導入メリットについて理解が深まりました。
今後前向きに導入を検討させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
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【社外向け】ビジネス用例文②：料金について相談した時
料金について相談した際も以下のような文章でお礼をしてください。
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件名：Re:料金の質問についてのご回答
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、お忙しいなか丁寧にご対応いただきありがとうございます。
サービスの導入で必要な料金について承知いたしました。
再度社内で検討して結果をご連絡いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
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【社外向け】ビジネス用例文③：トラブルについて質問した時
トラブルについて質問をして解決できた場合のお礼メールの書き方は以下の通りです。
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件名：Re:トラブルについてのご回答
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、急なご連絡にも関わらず迅速に対応していただき感謝いたします。
〇〇様の素早い回答のおかげで無事トラブルを解決できました。
またご連絡させていただく機会があると思いますが、
その際はまたご教示いただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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【社外向け】ビジネス用例文④：追加で質問したいことがある時
お問い合わせの対応をもらった後に追加で質問事項が発生したいときは、お礼メールに疑問点を記載しましょう。
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件名：Re:トラブルについてのご回答
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、急なご連絡にも関わらず迅速に対応していただき感謝いたします。
〇〇様の素早い回答のおかげで無事トラブルを解決できました。
また、大変恐縮なのですが、追加で質問事項があるので、
お手隙の際にご対応いただけると幸いです。
【以下質問を記載】
・××のエラーは何が原因でしょうか？
・新しい料金体系について教えてください
など
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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【社内向け】ビジネス用例文①：業務に関する質問をした時
社内で業務に関する質問をした際にも、回答をもらった後でお礼メールを送っておいてください。
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件名：Re:会議で用意するべき資料についての回答
〇〇 課長
お疲れ様です。
△△です。
お忙しいなかご返信いただきありがとうございます。
会議当日に用意するべき資料について承知いたしました。
〇〇課長のおかげで、遅延なく業務を進められそうです。
今後ともご指導の程よろしくお願いいたします。
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【社内向け】ビジネス用例文②：経費に関する相談をしたとき
会社員として活動していると、経費に関する質問をするべきタイミングもよくあります。
以下例文を参考にしてお礼メールを作成しましょう。
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件名：Re:経費に関する質問へのご回答
経理部 〇〇様
お疲れ様です。
△△です。
突然のご連絡にも関わらず迅速な対応をしていただき感謝いたします。
接待飲食代の5,000円基準の内容について承知いたしました。
またご質問する機会があると思いますが、その際はまたご教授いただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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【社内向け】ビジネス用例文③：トラブルについて相談した時
社内においてトラブルが発生し、上司に相談した後にも以下文例のようなお礼メールを送って感謝を示すことがおすすめです。
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件名：Re:トラブルについての回答
〇〇課長
お疲れ様です
△△です。
この度は突然のご連絡にも関わらず、丁寧に対応していただきありがとうございます。
〇〇課長のおかげで業務が滞りなく進みそうです。
今後は、同じようなトラブルが起こらないように、
スケジュール調整を徹底して参ります。
何卒よろしくお願いいたします。
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【社内向け】ビジネス用例文④：追加で質問したいことがある時
社内で質問した後に再度疑問点が出てきてしまった際も、お礼メールに質問内容を記載しておきましょう。
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件名：Re:トラブルについての回答
〇〇課長
お疲れ様です
△△です。
この度は突然のご連絡にも関わらず、丁寧に対応していただきありがとうございます。
〇〇課長のおかげで業務が滞りなく進みそうです。
今後は、同じようなトラブルが起こらないように、
スケジュール調整を徹底して参ります。
また、お忙しいなか大変恐縮なのですが、
追加で質問したいことがあるので、お手隙でご確認と回答をいただけると幸いです。
【以下質問を記入】
・××の業務の進捗状況はいつ頃までに報告すればよろしいでしょうか？
・会議資料を作成する際、〇〇のデータを挿入してもよろしいでしょうか？
など
お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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【就活生向け】就活用例文①：面接の服装について質問した時
就職活動をしていると面接当日の服装について悩むことがよくあります。
服装について質問して相手から回答をもらったら、以下のような文章を活用してお礼を伝えておくとさらに好印象です。
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件名：Re:面接当日の服装について
〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△です。
この度は、お忙しいなか質問へのご回答をいただき誠にありがとうございます。
面接当日の服装について承知いたしました。
ご連絡いただいた通り、当日はオフィスカジュアルで訪問させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
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【就活生向け】就活用例文②：提出する書類について確認した時
就職活動をしていると「履歴書」や「卒業見込証明書」など、さまざまな書類を用意する必要があります。
どの書類を持っていけばいいのか質問した後も、きちんとお礼を伝えてください。
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件名：Re:提出する書類についてのご回答
〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△です。
この度は、ご多用のなか質問にお答えいただきありがとうございます。
次回面談の際に提出するべき書類について承知いたしました。
ご連絡いただいた通り「卒業見込証明書」と「成績証明書」を持参いたします。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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【就活生向け】就活用例文③：説明会やOB訪問で質問をした時
就職活動で説明会やOB訪問の際に質問をしたら、以下の例文を参考にしてお礼メールを作成することがおすすめです。
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件名：Re:説明会での質問についてのご回答
〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△です。
この度は、ご多用のなか質問にお答えいただきありがとうございます。
〇〇様の丁寧な対応のおかげで、貴社の業務内容や働き方について理解が深まり、
より一層、貴社で働きたいという思いが強くなりました。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
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【就活生向け】就活用例文④：追加で質問したいことがある時
社外や車内に向けたメールと同様に、追加で質問することがある場合はお礼メールに質問事項を記載しておきましょう。
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件名：Re:面接当日の服装についてのご回答
〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△です。
この度は、ご多用のなか質問にお答えいただきありがとうございます。
面接当日の服装について承知いたしました。
ご連絡いただいた通り、当日はオフィスカジュアルで訪問させていただきます。
また、お忙しいなか大変恐縮ですが、
追加で質問したい事があるのでお手隙の際にご対応いただけると幸いです。
【以下質問を記載】
・当日に持参するべき書類は××で間違い無いでしょうか？
・面接日時の変更はいつまで可能でしょうか？
など
何卒よろしくお願いいたします。
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まとめ：問い合わせに返答してもらったら、すぐにお礼メールを送ろう
普段の仕事や就職活動で問い合わせをする機会は多くありますが、対応してもらった後のメールにまで気を遣うことが大切です。
分かりやすい文章構造やマナーの順守などが徹底されていると、より好印象になってその後のやりとりもスムーズに進められるでしょう。
お礼メールを作成するときは、相手から連絡が来てから、遅くても24時間以内には対応する事がおすすめです。
また、シチュエーションに合わせたお礼メールの作成を心がけ、細かい誤字脱字にも注意して、一度作成した文章は2回程度確認しておいてください。
推敲する際は、直接声に出して読むと文章の流れや間違いにも気づきやすくなります。
対応してもらった相手と会う機会がある場合は、直接もう一度お礼をして、重ねて感謝を伝えておきましょう。
