Web会議を行う際、どのようなメールを先方に送るべきなのか迷っている人は一定数います。
相手に失礼がないように、マナーを守って適切なメールを作成できるようにすることが大切です。
この記事では、Web会議を行うときに送るべきメールの内容や、ポイントについて解説します。
日程調整で役立つツールについて紹介するので、業務の効率化を図る方法についても理解を深められるでしょう。
web会議を行う際に送るメールの例文は？
Web会議を行う際、メールを送るべきシチュエーションとして、以下の8つが挙げられます。
- 【社内向け】①チームで定例ミーティングを実施するとき
- 【社内向け】②上司に1on1ミーティングを依頼するとき
- 【社内向け】③単発のミーティングを実施するとき
- 【社内向け】④リマインドメールを送付する時
- 【社外向け】①新規のお客さんと商談を行うとき
- 【社外向け】②既存のお客さんと打ち合わせを行うとき
- 【社外向け】③既存のお客さんに新商品を提案するとき
- 【社外向け】④リマインドメールを送付する時
それぞれの状況ごとに適切な文例を見ていきましょう。
【社内向け】①チームで定例ミーティングを実施するとき
社内でチームの定例ミーティングを実施するときの例文は以下の通りです。
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件名：定例ミーティングのご案内
〇〇部 各位
お疲れ様です。
今月度の定例ミーティングを開催いたします。
以下日程で行う予定なので、スケジュールが合うかの確認と返信をお願いいたします。
日程：×月×日 15〜16時
場所：Zoom
当日の内容
・今月の概況報告
・来月以降の方針決定
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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【社内向け】②上司に1on1ミーティングを依頼するとき
社内で上司に1on1ミーティングを依頼するときは以下文例を参考にしましょう。
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件名：1on1ミーティングのお願い
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。
△△です。
1on1ミーティングの依頼でご連絡いたしました。
つきましては、以下日程でのご都合はいかがでしょうか？
・×月×日 15〜16時
・×月×日 14〜15時
・×月×日 16〜17時
なお、ミーティングの詳細については下記の通りです。
場所：Zoom
当日の内容：
・今月の概況報告
・キャリア形成について
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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【社内向け】③単発のミーティングを実施するとき
社内で単発のミーティングを実施するときは下記の文章を記載することがおすすめです。
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件名：ミーティングのご案内
〇〇部 各位
お疲れ様です。
社内ミーティングを開催するのでご連絡いたします。
以下日程で行う予定なので、スケジュールが合うか確認し、
参加可否について返信をお願いいたします。
日程：×月×日 16〜17時
場所：Zoom
当日の内容
・今月の概況報告
・来月以降の方針決定
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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【社内向け】④リマインドメールを送付する時
以下は社内で送るリマインドメールの例です。
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件名：ミーティングのご案内
〇〇部 各位
お疲れ様です。
社内ミーティングの日程が近づいてきたので再度ご案内いたします。
詳細は以下の通りです。
日程：×月×日 16〜17時
場所：Zoom
当日の内容
・今月の概況報告
・来月以降の方針決定
ご都合が悪くなった際は、△△宛にメールでお知らせいただけると幸いです。
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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【社外向け】①新規のお客さんと商談を行うとき
社外で新規のお客さんと商談を行うときの例文は以下の通りです。
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件名：弊社サービスのご案内について
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
先日はお電話にてご対応いただきありがとうございました。
つきましては、より詳しい話をお話しできればと思うのですが、
以下日程で都合が良い日にちはあるでしょうか？
・×月×日 15〜16時
・×月×日 14〜15時
・×月×日 16〜17時
上記以外の日程でも調整は可能なので、お知らせいただけると幸いです。
なお、当日の詳細については以下の通りです。
・場所：Zoom
・内容：弊社サービスの導入メリットやキャンペーンについて
何卒よろしくお願いいたします。
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【社外向け】②既存のお客さんと打ち合わせを行うとき
既存のお客さんと社外と打ち合わせを行うときの例文です。
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件名：打ち合わせのご案内
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
いつも弊社サービスをご利用いただきありがとうございます。
さて、今後の方針について打ち合わせをしたいと考えているのですが、
以下日程で空いている日にちがあればお知らせいただけると幸いです。
・×月×日 15〜16時
・×月×日 14〜15時
・×月×日 16〜17時
上記以外の日程でも調整は可能なので、他にご希望があればご教示ください。
なお、当日の詳細については以下の通りです。
・場所：Zoom
・内容：今月の概況報告と今後の方針について
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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【社外向け】③既存のお客さんに新商品を提案するとき
既存のお客さんに新商品を提案する際の例文は以下を参照してください。
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件名：打ち合わせのご案内
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
いつも弊社サービスをご利用いただきありがとうございます。
この度、弊社で××という新規サービスを導入したのですが、
お時間がある際にぜひご提案の機会をいただければと思いご連絡いたしました。
つきましては、以下日程で空いている日はありますでしょうか？
・×月×日 15〜16時
・×月×日 14〜15時
・×月×日 16〜17時
上記以外の日程でも調整は可能なので、他にご希望があればご教示ください。
なお、当日の詳細については以下の通りです。
・場所：Zoom
・内容：新規サービスの特徴や導入メリットについて
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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【社外向け】④リマインドメールを送付する時
社外でもリマインドメールを送付する機会はあります。
以下の文例が参考になるでしょう。
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件名：打ち合わせのご案内
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
以前お話しした打ち合わせの日程が近づいてきたので再度ご案内いたします。
【日程】
・×月×日 15〜16時
【当日の詳細】
・場所：Zoom
・内容：新規サービスの特徴や導入メリットについて
ご都合が悪くなった際は、××宛にメールをいただけると幸いです。
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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メール送信前のチェックリスト
Web会議に関してメールを送る前には、以下のチェックリストの内容をクリアしているか確認しておきましょう。
- 本文で執筆した会議内容が正しいか
- 社外の出席者がいる場合、文章の使い分けが合っているか
- 添付するべき資料に間違いがないか
- 「TO」「CC」「BCC」の利用が正確か
- Web会議で利用するツールの利用方法について説明があるか
- Web会議の参加用URLが長くなる場合、リンク切れがないか
- Web会議用のシステムがダウンロードが必要である場合、URLと手順について説明があるか
- ネットの不具合などによって、予定通りにWeb会議に入室できない際の緊急連絡先が書いてあるか
メールの内容を確認せずに送ってしまうとトラブルにつながることもあるので、上記の事項についてはひとつずつ見ておくことが大切です。
web会議に関するメールを送る時のマナー・ポイントは？
Web会議に関するメールを送るときのマナーやポイントは以下の8つです。
- web会議の内容を簡潔に書く
- 相手にとってのメリットを書く
- 資料があれば添付する
- web会議のURLを事前に発行しておく
- 候補日程は複数提示する
- トラブルが起きた際の連絡先を書いておく
- 日程調整ツールのURLを貼る
- 電話でも対応可能な旨を書いておく
適切なメールを作成できるように、上記については把握しておきましょう。
web会議の内容を簡潔に書く
Web会議をする際は、メールの本文で内容を簡潔に書いておくことが大切です。
「どんな会議を行うのか」が明確になっていれば、相手も準備がしやすくなります。
内容は企業や事業内容によってさまざまです。
社外の場合は「〇〇のプロジェクトの進行について」社内のメンバーであれば「社員同士のカジュアル面談」などが挙げられるでしょう。
面談の内容について記載する際は、どの程度時間が必要なのかも合わせて記載しておいてください。
所要時間が分かれば、次の予定を調整する際も目安が分かるようになるのでより親切です。
相手にとってのメリットを書く
Web会議はオンラインミーティングツールやデバイス、通信環境が整ったことが要因で世界中で活用されています。
しかし、対面の方がコミュニケーションがしやすいことから、直接話すことを望む人もいるでしょう。
対面での打ち合わせを指定された際は、Web会議を行うメリットについて書いて相手を納得させる必要があります。
Web会議をするメリットは以下の通りです。
- 移動時間の削減
- ネット環境さえあれば場所を問わず行える
- コロナウイルスの感染を防げる
近年では、画面共有機能によって対面とも遜色ないクオリティの会議が可能なので、上記のように利点をしっかり記載することをおすすめします。
資料があれば添付する
Web会議をする際、渡す資料があれば事前にメールに添付しておきましょう。
特に、商談目的で日程調整を行う場合は、参考データやサービスの概要について当日前にお知らせしておくことが大切です。
打ち合わせを行う前に確認してもらうことで、当日の進行がスムーズに進み、会議の時間を短縮できるメリットがあります。
また、社内で今後の方針について会議をする際も、あらかじめ送るべき資料がないか確認してください。
Web会議を円滑に進めるには、相手が求めている情報を先回りして伝え、当日に補足情報や重要事項を伝達するような工夫が大切です。
web会議のURLを事前に発行しておく
Web会議を開催するには、URLからメンバーが設定された部屋に入室する必要があります。
当日にURLをお知らせすると、連絡のし忘れが発生してトラブルにつながることもあるので、事前に発行しておくことがおすすめです。
URLの発行方法はツールによっても異なりますが、基本的にミーティングの設定後にコピーできます。
ホストとしてミーティングを作成したら、すぐにURLをコピーしてメールやチャットツールで共有してください。
候補日程は複数提示する
Web会議の日程調整を行う際、候補日程は一つだけでなく複数提示するとすぐに日程が決まりやすいです。
提案する日程が少ないと、何度も連絡が往復してしまい相手にとっても手間とストレスが増えてしまいます。
最低でも3つは日時を提示し、相手が簡単に決定できるように工夫をしましょう。
3つの候補日は、相手の予定を鑑みて、それぞれ曜日や時間に違いを作るとより都合が合いやすくなります。
また、終日可能な日にちがある場合は積極的に記載すると、日程調整がすぐに完了しやすいです。
トラブルが起きた際の連絡先を書いておく
Web会議では、対面の打ち合わせとは異なったトラブルが発生することがあります。
ネットの環境やデバイスの不調などによっては正常な処理ができないからです。
したがって、トラブルが発生することを見越してメールには緊急用の連絡先を書いておきましょう。
普段使っているメールアドレスでも問題ないですが、すぐに連絡が取れる電話番号も記載しておくと親切です。
2022年の7月2日から7月5日ごろまでauで通信障害があった事例のように、予期せぬトラブルが起こる可能性はゼロではありません。
冷静に対処するためにも、事前に対応策を打っておくことがおすすめです。
日程調整ツールのURLを貼る
Web会議を導入している企業のなかには、日程調整ツールを活用して日頃のスケジュール管理をしている会社もあるでしょう。
日程調整ツールを取り入れている場合は、忘れずにURLを貼って操作を促すようにしてください。
URLを記載しておくと、トラブルが発生して再度日程調整が必要になった場合も臨機応変に対応できることがメリットです。
日程調整のリンクを貼る際は、使い方についても合わせて書いておくと、相手のことを考えて行動ができるビジネスマンとして評価されやすくなります。
電話でも対応可能な旨を書いておく
打ち合わせをWeb会議だけでなく電話でも受け付けている場合は、その旨をメールに記載しておきましょう。
Z世代やミレニアム世代の人であれば、オンラインミーティングツールを使うことに対して抵抗がある人はほとんどいません。
しかし、今までデバイスに対して深く関わってこなかった世代の人にとっては、Web会議は抵抗感があります。
打ち合わせの担当者の年齢に合わせて「電話での打ち合わせの可能なので、お申し付けください」と一言書いておくことがおすすめです。
【web会議が多い人におすすめ】日程調整ツールを使用するメリットは？
日程調整ツールを利用するメリットは以下の5つです。
- メリット①：候補日程を自動でピックアップ
- メリット②：web会議のURLを自動発行・自動送信
- メリット③：日程確認・リマインドメールも自動送付
- メリット④：カレンダーに予定が自動で登録される
- メリット⑤：ダブルブッキングの心配なし
それぞれのメリットについても確認していきましょう。
メリット①：候補日程を自動でピックアップ
日程調整ツールには、基本的に候補日程を自動でピックアップする機能が搭載されています。
日頃から使用している「Googleカレンダー」や「Outlookカレンダー」などのツールと連携して、良さそうな日にちを割り出してくれるからです。
日程調整について全て手動で行っていると、都合の良さそうな日にちの確認から提案までしなければいけないため、時間がかかってしまいます。
日程調整ツールを利用することで、URLをクリックしてピックアップされた候補日から選択するだけで作業が完了します。
こちらと相手の双方にとって作業を簡略化できる点が大きなメリットだといえるでしょう。
メリット②：web会議のURLを自動発行・自動送信
日程調整ツールでは、Web会議で共有するURLを自動で発行して送信してくれる機能もあります。
自動で発行と送信が行われることで、URLの共有を失念してトラブルにつながる可能性を最大限回避できるでしょう。
URLの発行やシェアは大して負担のない作業だと思われることが多いですが、日程調整の付帯業務として不可欠です。
Web会議が多いほど負担になるので、日程調整全体にかかる時間を大幅に削減したい場合は、URL発行の自動化も重要視することをおすすめします。
メリット③：日程確認・リマインドメールも自動送付
Webや対面に関わらず、日程調整を行なったあとは再度確認をするためにリマインドメールを送付することが大切です。
リマインドメールでは、日にちや打ち合わせ内容、場所などの情報を記載し、間違いがないか確認をする役割があります。
日程調整ツールを活用すると、リマインドメールを自動送付してくれるので、毎回作成して送信する手間を削減可能です。
打ち合わせについて相手と相違があったままだと「当日になっても連絡が来ない」などの問題が発生するのでリマインドメールは送るようにしましょう。
Web会議のURLの共有と同じように、自動化で細かい付帯業務を減らすと他の重要な業務に集中できるようになります。
メリット④：カレンダーに予定が自動で登録される
日程調整ツールは「Googleカレンダー」などのサービスと連携できるため、決定した予定を自動で登録できます。
手動でも登録自体は可能ですが、人為的なミスが発生して日程を間違えるトラブルは往々にしてあります。
ふとしたミスで相手からの評価を下げてしまうと、今後の付き合いや商談の結果を左右することもあるので注意しましょう。
ミスを最大限回避して機会損失を逃すためにも、Web会議の頻度が多い人にはカレンダーに自動登録される日程調整ツールを選択することがおすすめです。
メリット⑤：ダブルブッキングの心配なし
日程調整ツールには、各カレンダーツールと連携することで予定が入った日程を自動でブロックする機能があります。
ダブルブッキングをツールが防いでくれるので、スケジュールに間違いがないか心配して確認することがなくなるでしょう。
ダブルブッキングは、日程調整が多いビジネスマンが特に注意するべきトラブルのひとつです。
再度相手の日程を伺い、予定をすり合わせなければいけないため、工数がかかるデメリットしかありません。
人為的なミスを極力無くしたい方には、ダブルブッキング防止機能がある日程調整ツールをチョイスしてください。
おすすめの日程調整ツール【Smoothly】
日程調整を日頃から行なっていると、以下のような悩みを抱えることはありませんか？
- 日程を毎回洗い出すのが面倒
- 複数人の日程調整が負担
- 付帯業務が多くて他の仕事を圧迫している
上記に当てはまる人には、日程調整ツールである「Smoothly」がおすすめです。
Smoothlyは、日程調整をスムーズに行うための機能が豊富に搭載されています。
日程の自動ピックアップはもちろんこと、予定の自動変更やダブルブッキング防止も可能なので、業務の改善を図りながらミスを回避できるでしょう。
また、リマインドメールも自動で送ってくれるので、アフターフォローも万全です。
「日程調整に時間が取られている」と感じている方には特におすすめのツールだといえます。
日程調整ツールを使用するデメリットは？
日程調整ツールを使用するデメリットとしては、以下2つが挙げられます。
- URLを送るだけだと失礼と受け取られる場合がある
- 重役相手だと、ツールを使わない方が無難
それぞれのデメリットも把握して、日程調整ツールを導入すべきなのか判断しましょう。
URLを送るだけだと失礼と受け取られる場合がある
日程調整ツールは、相手にURLを送ることで予定をすり合わせることが可能です。
リンクをクリックしたあとは、候補日から自分に都合のよさそうな日にちを選択するだけで、相手にとっても作業が楽に完結します。
ただし、日程調整ツールの操作を促す際は、URLを送るだけだと「失礼な人間」だと認識されることがあるので注意が必要です。
メール内に日程調整ツールのリンクを貼る場合も、打ち合わせ内容や基本的なビジネスマナーを遵守した挨拶を書くようにしましょう。
また、日程調整ツールは種類によってデザインや使い方が異なるので、使い方の説明があると思いやりがあるビジネスマンとして評価されやすくなります。
重役相手だと、ツールを使わない方が無難
企業で重役を務めている人のなかには年配の方も多いため、Z世代やミレニアム世代と比べてネットに対しての知見が深くない人もいます。
日程調整ツールを使うことに対して抵抗感がある人もいるので、なるべく使うことは避けた方が良いでしょう。
事前に打ち合わせ相手の特徴や思考が分かり、特にネットリテラシーに問題がなさそうであれば、日程調整ツールを利用しても問題はありません。
相手によってツールと普通のメールを使い分けることが大切です。
Smoothlyなら定型文をコピーして使い分けができる
日程を行なっていると「メールの内容を毎回変えるのが面倒」などの問題に直面することがあります。
Smoothlyなら、定型文をコピーして使い分け、適切なメールを簡単に作成することが可能です。
日程調整の作業のなかでも「相手に合わせたメールの作成」は特に時間がかかります。
臨機応変に対応して業務の負担を減らすためには、Smoothlyのように定型文を使い分ける機能があると便利です。
日程調整ツールを使った時のメール例文
日程調整ツールを使ったときのメール例文は以下の通りです。
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件名：打ち合わせの日程調整について
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
先日お電話でお話しした、打ち合わせの日程調整の件でご連絡いたしました。
【日程調整ツールのURL】
弊社では、予定調整を効率化するため「××」という日程調整ツールを導入しています。
上記URLから遷移して、候補日のなかから都合が良い日にちを選択していただければと存じます。
大変恐縮ですが、日程が完了したらこちらでも確認するので、
メールにてお知らせいただけると幸いです。
なお、予定が決定した後、Zoomにてミーティングが自動でセットされます。
お名前と所属についての記載も合わせてご対応いただけば幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
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まとめ：日程調整ツールを使って、web会議をスムーズに進めよう
日程調整はビジネスで社内・社外の人たちと関わる際、欠かせない業務のひとつです。
近年ではWeb会議用のツールが発展したことから、オンラインミーティングで打ち合わせをすることも増えました。
Web会議に関する日程調整をする際は、内容を簡潔に書いたり、日程を複数提示したりすることが大切です。
相手にとっての手間を極力なくせるように工夫を施しましょう。
