商談や打ち合わせを行う際は先方と日程調整を行う必要がありますが、具体的に候補日をいくつ提示すればいいのか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
本記事では日程調整をする際に提示するべき日数やマナーについて詳しく解説していきます。
「日程調整をしたいけれど、具体的なやり方がわからない」と考えている人はぜひ最後までお読みください。
日程調整メールで候補日は何日提示すればいい？
結論から言うと、日程調整メールで提案する日数は最低でも3日程度にすることがおすすめです。
提案した日程の候補が1日だけの場合、相手と予定が合わないことが多いため、メールでのやりとりが往復する可能性が高いといえます。
最低でも3日は日程を提案すれば、相手にとって都合の良い日程があるでしょう。
もしも、さらに候補日程を出せそうな場合は、5日程度提案しても問題ありません。
日程調整メールの書き方は？日程調整メールにおけるマナーを解説
日程調整メールを書く際は、以下のマナーに注意してください。
- ①日程調整をする目的を明記する
- ②場所・所用時間も記載する
- ③候補日程を複数提示する
- ④相手にとってのメリットを伝える
- ⑤件名はキャッチーかつ端的にする
日程調整をする際に印象を損なわないために、それぞれのマナーについて具体的に確認していきましょう。
①日程調整をする目的を明記する
日程調整メールを書く際は「どんな目的で会いたいのか」をしっかり記載するようにしましょう。
ただ日程の調整をお願いしても、具体的な内容や目的が書かれていないと相手は納得しません。
目的を記載するときは「〇〇についての打ち合わせの件で」など、ぱっと見で理解できるように書くことが大切です。
相手が理解しやすいように、なるべく簡潔に書くように注力してください。
②場所・所用時間も記載する
日程調整メールを書くときは、場所や所要時間についても記載する必要があります。
相手の都合によっては、想定していた場所だと対応が難しい場合もあるため、事前に確認しておいた方が良いでしょう。
また、事前に所要時間を伝えていないと、商談や打ち合わせが始まった後にトラブルにつながりかねません。
所要時間を伝えておけば、相手も次の予定を立てやすくなります。
先方も貴重な時間を割いて時間を作ってくれているため、時間に関する情報の共有は忘れないようにしましょう。
③候補日程を複数提示する
日程調整に関するメールを送るときは、候補日程を複数提示するようにしてください。
こちらから日程候補の提示がないと、先方から再度提案してもらうことになるため、相手にとっての手間を増やすことになります。
ビジネスでは、相手の立場に立ってなるべく労力を減らすことが大切です。日程調整の際はこちらから3〜5日程度の日程候補を提案してあげましょう。
④相手にとってのメリットを伝える
日程調整メールを書く際は、相手にとってのメリットも記載しておきましょう。
打ち合わせや商談を通してどんな悩みが解説できるのかあらかじめ提示しておくと親切です。
「当日は周辺データに基づいて、弊社サービスによる売上の向上予想を具体的に提案させていただきます。」というような文章があるとメリットが伝わりやすくなります。
日程調整を行うことで得られる得が提示できれば、当日の話がスムーズに伝わりやすくなったり、日程調整への承諾をすぐにもらえたりするので取り入れてみることがおすすめです。
⑤件名はキャッチーかつ端的にする
日程調整メールを送る際、件名は分かりやすくキャッチーなものにしてください。
件名で相手の注意を引けないと、気づかずに他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
また、後で返信しようと思って忘れられてしまう可能性もあるので、以下のように鉤括弧などを用いて目に入りやすいようにしましょう。
- 【要確認】日程調整についてのご連絡
- 【氏名】日程調整についてのご案内
上記のような件名であれば、普段からメールを受け取る量が多い人でも気づきやすくなります。
【応用編】優秀なビジネスマンが日程調整メールを送る時に工夫していることは？
優秀なビジネスマンが日程調整を行う際に工夫していることは以下の2つです。
- 日程調整ツールを使用する
- ショートメッセージを送る
ビジネスマンとして結果を残していきたいのであれば、他の人が行わないような工夫をすることが大切になります。
上記2つの項目について詳しく解説するので、他の人と差をつけるために理解を深めておきましょう。
日程調整ツールを使用する
日程調整を行う際、便利な機能が盛り込まれたツールを日程調整ツールと呼びます。
具体的には、以下のような機能があります。
- カレンダーツールと同期して日程を自動でピックアップ
- ZoomなどのURLを自動発行
- リマインドメールやお礼メールを自動送信
また、ツールによっては、ダブルブッキングを防止するために、予定が入った日時をブロックする機能があるので、ミスを最大限防ぐことも可能です。
業務の効率化や機会損失を回避するために有用なので、日程調整を多く行う人はぜひ取り入れてみてください。
ショートメッセージを送る
携帯電話の番号を活用してメッセージのやりとりができるサービスを「ショートメッセージ」と呼びます。
日程調整メールを送る際、ショートメッセージで確認を促す人は多くありません。
一般的なメールだと相手が行っている設定によっては、迷惑メールに入ってしまって気づかないこともあるので、ショートメッセージを送ると確実です。
電話でメールを送ったことを伝えることももちろん問題ありませんが、時間帯や繁忙期などの条件によっては電話を嫌がる人もいます。
事前に電話の許可をもらっていない場合などは、ショートメッセージの方が良いでしょう。
日程の候補日が少ない場合はどうすればいい？
こちらから提案できる候補日が明らかに少ない時は、提案できる日数が少ないことを謝罪しつつ、相手の都合について聞くようにしましょう。
また、なぜ日程の候補が少ないのかについて説明できると、相手も納得して予定を合わせてくれやすくなります。
「別の案件で立て込んでおり」など、候補日が少ない理由をなるべく具体的に説明するようにしましょう。
特に、繁忙期などの場合、どうしても日程が少なくなるのは仕方のないことだといえます。
変に言い訳したりせずに、謝罪の言葉と理由を明確に示すことが大切です。
打ち合わせの日程調整メールの例文は？
打ち合わせの日程調整をする際のメールの例文は以下の通りです。実際にメールを送るときに参考にしてお使いください。
件名：打ち合わせ日時のご相談
◯◯株式会社
〇〇部
●●様
お世話になっております。
△△株式会社、営業部の△△と申します。
この度は、××についてお問い合わせいただきありがとうございます。
××について、より詳しくご説明する機会をいただきたくご連絡いたしました。
可能でしたら貴社に伺い、◯時間程度お時間を頂戴できればと存じます。
つきましては、以下日程にてご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇曜日）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇曜日）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇曜日）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
上記日程以外でも調整いたしますので、ご都合が合わなければ遠慮なくお申し付けください。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討の程何卒よろしくお願いいたします。
取引先に訪問する時のメール例文は？
取引先への訪問時には以下のようなメールを送りましょう。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
××の打ち合わせの日程の件でご連絡いたしました。
貴社に訪問する日時についてですが、以下日程で都合の良い日にちがあれば教えていただけると幸いです。
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【日程候補】
・×月×日（曜日） ×：××
・×月×日（曜日） ×：××
・×月×日（曜日） ×：××
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当日は、弊社サービスを導入していただいてからの数値の報告と、今後の施策についてお話しできればと思っております。
また、お時間は1時間程度を目安にしていただけると幸いです。
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
社内会議の日程調整をする時のメール例文は？
社内会議の日程調整で送るべきメールは以下の通りです。
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。
△△です。
××の打ち合わせの日程の件でご連絡いたしました。
現在、以下日程で打ち合わせをする予定なので、都合の良い日にちがあれば教えていただけると幸いです。
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【日程候補】
・×月×日（曜日） ×：××
・×月×日（曜日） ×：××
・×月×日（曜日） ×：××
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何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
まとめ：候補日は多いと日程が決まりやすい！ツールで候補日のピックアップも自動化しよう
日程調整する際の候補日は、1日よりも3〜5日程度が無難です。
複数の日程を提案することで、お互いにとって都合の良い日にちを決めやすくなるため、連絡の往復を防ぐことができるでしょう。
ただし、候補日を複数提示すると、カレンダーを確認して空いている日程を絞り出さなければいけないデメリットもあります。
「カレンダーの確認などで日程調整に多くの時間がかかっている」と感じている人は、日程調整ツールの導入がお勧めです。
ツールを導入することで、日程のピックアップを自動化してくれるため、カレンダーを確認する手間が不要になります。
また、日程が確定したあとはメールが自動送信されるため、お礼メールの送付を忘れることもなくなるでしょう。
