企業に勤めて働いていると、商品やサービスを普及したい会社から、営業の連絡を受けることがあります。
受けた営業の中には、自社にとって有益なものも含まれていますが、時期の都合が合わず、断らなければいけないことも少なくありません。
次の機会に繋げるためには、相手に不快感を与えない断り方を取り入れる必要があるので、言葉の使い方やマナーについて理解しておくことが大切です。
本記事ではアポイントの依頼が来た際に、不快感を与えないような断り方をするための方法について解説します。例文も合わせて紹介しているので、ビジネスマンとしてビジネスマナーを学びたい人はご一読ください。
【ビジネスマン必見】角が立たないアポイントの断り方は？お断りのメールを書く際のマナーを解説
アポイントの断り方についてのマナーとして挙げられるのは以下の4つです。
- アポイントを断る理由を伝える
- クッション言葉を使う
- 相手へのフォローを入れる
- 次回以降につながる文章を入れる
断りを入れる際のマナーについて、ひとつずつ確認していきましょう。
アポイントを断る理由を伝える
まず、アポイントを断る際は、理由をしっかり伝えるようにしましょう。遠回しに伝えるのではなく、論理的かつ簡潔に伝えることを意識してください。
断る理由をしっかり説明してくれた方が、相手にとっても条件が整ったときに再度打診をしやすいです。
アポイントを断る理由としては「時期的にタイミングが合わないこと」や「費用面的に難しいこと」など、さまざまなことが挙げられます。
タイミングが合わないのであれば、ちょうどいい時期を鑑みて連絡をしてくれるでしょう。また、費用面に不安があるのであれば、新しい格安プランができたときなどに連絡してもらえます。
断る理由を明記することで、新しい情報をもらえる確率が高まるので、取り入れてみてください。
クッション言葉を使う
アポイントに断りを入れる際は、クッション言葉を用いて、なるべく柔らかい表現になるように心がけましょう。ストレートすぎる言葉遣いをしてしまうと、悪い印象を持たれてしまうこともあります。
よく使われるクッション言葉については以下のようなものが挙げられます。
- 誠に恐縮ですが
- 誠に残念ではございますが
- 誠に心苦しいのですが
- 大変申し訳ございませんが
上記の言葉はどれもビジネスでは頻出の表現なので覚えておきましょう。
「お断りします」や「できません」でも意味は通じますが、棘のある言い方になってしまうので注意してください。
丁寧に相手へのフォローを入れる
今後も付き合いが考えられる相手からのアポイントを断る際は、相手へのフォローを入れる必要があります。フォローを入れることで今後の関係も良好になるでしょう。
今は断るアポイントでも、会社の業績状態や新しい事業を立ち上げる際には、必要になることも少なくありません。
再度必要になった際、すすんで力になってもらえるように、相手からのイメージ低下には最大限注意した方が良いといえます。
「大変嬉しいお誘いではありますが…」など、感謝の気持ちを記載してください。
次回以降につながる文章を入れる
次回以降につながる文章を入れることで、相手にとっても見込み顧客として認識されます。したがって、こちらに得がありそうな情報や新しい商品ができたときに、優先して連絡してもらえるでしょう。
次回以降につなげる文章の例としては以下のようなものが考えられます。
「タイミングが合う時に再度ミーティングさせてください」
営業からアポイント依頼があった場合は、こちらの会社のことをしっかり調べている可能性が高いです。「自社問題の解決につなげられる」ことを確信して連絡してきているため、今後の状況によっては頼りになるかもしれません。
相手に「今回で終わりではない」と認識させれば情報の獲得や他のプランの提案など、さまざまなメリットを得られるため、積極的に取り入れてみてください。
ネットやニュースで得られない情報ももらえることがあるため、今後の事業展開にも役立つことがあるでしょう。
角が立たないようお詫びの気持ちを伝える
お詫びの気持ちをしっかり伝えるために、角が立たない言い方を意識すると良いでしょう。
「申し訳ありません。」ではなく、「大変申し訳ございません。」といった形で謝罪の気持ちがしっかり伝わるような表現を使うと、角が立ちにくくなります。
今後も相手とやり取りをしていく間柄であれば、今後の関係性が崩れないように配慮する必要があります。そのためにも、誠意をもって謝罪することが大切でしょう。
断りの理由を、自分に非があるような言い方にする
断りの理由を伝える時は、あくまでも自分に非があるような言い方にしましょう。間違っても、相手に非があるような言い方をしてはいけません。
このように伝えましょう。「大変申し訳ございませんが、今回の大役は、私にとっては荷が重いです。現時点では力不足なため、辞退させていただきます。」という具合です。
あくまでも断る理由は自分が原因であることをしっかり言葉にするのです。こういった配慮を行うことで、たとえ断りづらい案件であってもスムーズに断りを入れやすくなります。
代替案を提示する
断る際には、相手に対し必ず代替案を出しましょう。
「◯月◯日は都合が悪いのですが、⬛月⬛日であれば可能です。」
という形で代替案を提示するのです。
単に断りを入れてしまうと、角がたってしまい、相手の心証が悪くなってしまいます。
必ず代替案を提示して、相手と良好な関係を保てるようにしましょう。
アポイントのお断りメールの例文は？
アポイントのお断りメールの例文をご紹介します。アポイントを断る際のメールの書き方が分からない方は、ぜひ参考にしてみてください。
アポイントの誘いをお断りするメールの例文は？
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
この度は素敵なご提案誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、スケジュールの都合上、今回につきましては辞退させていただきたく存じます。
お役に立てず、申し訳ございません。
ご要望に添えず、誠に不本意ですが、どうかご了承くださいませ。
またの機会がございましたら、お願い申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
訪問のアポイントをお断りする時のメール例文は？
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
早速ですが、◯月◯日◯時のアポイントの件でご連絡させていただきました。
誠に申し訳ございませんが、この日に別日程が入ってしまい、どうしてもご面会ができなくなってしまいました。
つきましては、大変恐縮ですが、〇月〇日〇時に日程変更をお願いできないでしょうか。
何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
対面でのアポイントの誘いを断る時のメール例文は？
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
早速ですが、◯月◯日◯時のアポイントの件でご連絡させていただきました。
誠に申し訳ございませんが、コロナウイルス感染拡大の影響で、対面でのご面会ができなくなってしまいました。
上記に伴い、現在弊社ではコロナウイルス感染拡大防止の一環で、オンラインツールを活用した面談を進めております。
つきましては大変恐縮ですが、オンラインツールを活用したご面談に変更とさせていただけないでしょうか。
お忙しい中大変恐縮ですが、何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
仕事の依頼のお断りをする時のメール例文は？
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
先日ご相談いただきました、◯◯のご依頼の件でご連絡させていただきました。
誠に申し訳ございませんが、社内にて検討した結果、今回は予算の関係でお受けすることが難しいという判断になりました。
今回、◯◯様にご依頼いただきましたこと、誠に光栄に存じます。
またぜひ次の機会にお声掛けいただけますと幸いです。
以上、引き続き何卒よろしくお願いいたします。
飲み会のお誘いの断り方のメール例文は？
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
先日お誘いいただきました、飲み会の件でご連絡させていただきました。
誠に申し訳ございませんが、コロナウイルス感染拡大の影響で、対面での飲み会ができなくなってしまいました。
上記に伴い、現在弊社ではコロナウイルス感染拡大防止の一環で、オンラインツールを活用した飲み会を推進しております。
つきましては大変恐縮ですが、オンラインツールを活用した飲み会に変更とさせていただけないでしょうか。
お忙しい中大変恐縮ですが、何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
ランチのお誘いの断り方のメール例文は？
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
先日お誘いいただきました、昼食会の件でご連絡させていただきました。
誠に申し訳ございませんが、現在大きなプロジェクトを数件抱えており、スケジュール調整が難しいことから時間が取れそうにありません。
またプロジェクトが落ち着き、スケジュール調整に余裕が出てきた段階でこちらからご連絡させていただきます。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
まとめ：アポイントのお断りは丁寧に行おう
営業からアポイントの打診があった際は、なるべく丁寧に断ることが重要です。アポイントを断る理由はしっかり伝えつつ、クッションとなる言葉も忘れずに入れておきましょう。
相手からのイメージを崩さないために、連絡をもらったことに対する感謝を示すことも大切です。
今は「必要ない」と感じるアポイントでも、今後の事業展開や会社の経営状態によっては必要になることもあります。
また、相手に見込み顧客として認識させれば、今後の事業に役立つ情報を、継続して貰うことも可能です。
アポイントを適当に断ってしまうと、機会損失にもつながることがあるため、丁寧な断り方を意識しましょう。
