ビジネスシーンにて日程調整を行う場合、相手が決済権を持った重役の場合があります。
したがって、商談などを行う際は、マナーをよく理解してから日程調整することが大切です。
営業として働いている人の中には、都合の良い日にちについてどのように聞けば良いのかわかっていない人もいるでしょう。
この記事では、商談などのために日程について相手に聞く場合、どのような聞き方をすれば良いのかを例文を元にしつつ紹介していきます。
「日程調整を行う際にマナーに注力したい」と考えている人はぜひ最後までお読みください。
【メール例文あり】都合の良い日の聞き方は？
アポイントのために都合の良い日にちを聞き出す場合、考えられる状況は以下の4つです。
- 相手から日程を聞き出す場合①（目上の人・重役との日程調整を行うケース）
- 相手から日時を聞き出す場合②（一般的なケース）
- こちらから日程を提案する場合①（複数候補日時がある場合）
- こちらから日程を提案する場合②（直近1週間で提案できる日程が少ない場合）
日程調整を行う際は、上記のようにさまざまなケースを考慮して適切に行う必要があります。
それぞれのケースについて具体的に確認していきましょう。
相手から日時を聞き出す場合①（目上の人・重役との日程調整を行うケース）
目上の人や重役と日程調整を行う場合、枕詞を入れることで印象を変えることができます。
ビジネスでよく使われる枕詞は以下のようなものです。
- お忙しいところ恐縮ですが
- ご多用のところ恐縮ですが
- お忙しいと思いますが
上記のような文言を活用して適切な文章を作成すると、以下のようになります。
「お忙しいとは思いますが、〇〇様の日程に合わせられるよう調整いたしますので、よろしくお願いいたします。」
目上の人が相手の場合は、最大限印象を損なわないようにすることが大切です。
相手から日時を聞き出す場合②（一般的なケース）
日程調整を行う際の一般的なケースでは、以下のような文言を用います。
- ご都合の良い日を教えていただければ幸いです
立場がそこまで上の相手ではない場合、ある程度はストレートな聞き方でも問題ありません。
ただし、相手に関わらず、ビジネス上でのマナーはもちろん重要であるため、丁寧語や敬語表現には十分に注意しましょう。
こちらから日程を提案する場合①（複数候補日時がある場合）
日程調整を行う際は、相手から日時を聞き出すだけでなく、こちらから提案する場合もあります。こちらから日程を提案したときに複数の候補日時がある際は、以下2つのフレーズがよく使われます。
- ご都合はよろしいでしょうか
- ご都合はいかがでしょうか
予備の日程として複数の日時を提案すること自体はよくあるため、マナーを守って、言葉を使い間違えないようにしましょう。
こちらから日程を提案する場合②（直近1週間で提案できる日程が少ない場合）
こちらから提案できる日程が少ない場合は、枕詞を使用して文章全体の雰囲気を和らげる必要があります。
「大変恐縮ですが」などの文章を記載し、その後に以下のような文で提案を行いましょう。
- 今週はこれだけですが、次の週だとこの日時が空いています。
挙げられる日程が少ないのは、ビジネスではよくあることなので仕方のないことではありますが、こちらの落ち度であることに変わりありません。
したがって、なるべく丁寧な言い回しを意識して提案することが大切です。
【日程調整メール】都合の良い日を聞く時のメール例文は？
相手から日時を聞き出す場合①（目上の人・重役との日程調整を行うケース）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日はお電話にてお時間頂きありがとうございました。
〇〇の件について、お打ち合わせ日の日程調整をしたくご連絡させて頂きました。
下記日時でお時間いただける日はございますでしょうか？
=====================
【日程の候補】
・○月○日（曜日） ○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○
=====================
当日は、サービス内容やご活用イメージなどをお話しできればと考えております。
お時間は1時間程度を予定しております。
大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。
また、上記日程だとご都合がつかないようでしたら、ご都合の良い日時をいただけますと幸いです。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
相手から日時を聞き出す場合②（一般的なケース）
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
先日はお電話にてお時間頂きありがとうございました。
〇〇の件について、お打ち合わせ日の日程調整をしたくご連絡させて頂きました。
大変お手数ですが、ご都合のいい日程をお伺いしてもよろしいでしょうか？
当日は、サービス内容やご活用イメージなどをお話しできればと考えております。
お時間は1時間程度を予定しております。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
こちらから日程を提案する場合①（複数候補日程がある場合）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日はお電話にてお時間頂きありがとうございました。
〇〇の件について、お打ち合わせ日の日程調整をしたくご連絡させて頂きました。
下記日時でお時間いただける日はございますでしょうか？
=====================
【日程の候補】
・○月○日（曜日） ○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○
=====================
当日は、サービス内容やご活用イメージなどをお話しできればと考えております。
お時間は1時間程度を予定しております。
大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
こちらから日程を提案する場合②（直近1週間で提案できる日程が少ない場合）
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日はお電話にてお時間頂きありがとうございました。
〇〇の件について、お打ち合わせ日の日程調整をしたくご連絡させて頂きました。
下記日時でお時間いただける日はございますでしょうか？
=====================
【日程の候補】
・○月○日（曜日） ○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○
=====================
ご提案できる日数が少なく、申し訳ございません。
上記でご都合合わなければ、来週以降でご都合の良い日程をご共有いただけますと幸いです。
大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。
当日は、1時間ほどで、サービス内容やご活用イメージなどをお話しできればと考えております。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
イベントへの参加を誘う場合
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
今回、親睦を深めるために〇〇を開催する運びとなりました。
ご都合がつきましたら、ご参加いただければと思いご連絡いたしました。
=====================
【イベント詳細】
開催日時：○月○日（曜日） ○：○○
場所：〇〇
=====================
参加可能な場合は、「参加可能」と返信いただけますと幸いです。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ：都合の良い日を聞く時は、クッション言葉とともに複数の日程を提案しよう
都合の良い日にちについてこちらから尋ねる場合、相手が自分よりも重役であれば、クッションとなる言葉を用いることが大切です。
日程調整が目的であったとしても、マナーや文章力は相手に見られています。
特に、商談を控えたアポイントなどであれば、なおさらこちらの総合的なビジネス力は注目されるでしょう。
ただの日程調整だと気を抜かずに、マナーや書き方について厳守して、シチュエーションに合わせた日程調整メールを執筆してください。
