ビジネスで他の会社と関わっていると、商談や打ち合わせで日程調整をする機会が良くあります。
こちらから日程調整を申し出ることもありますが、場合によっては相手側から日程調整の依頼が来ることもあるでしょう。
日程調整の依頼が来た際は、ビジネスのルールに則って正しいメールを作成することが大切です。
本記事は、日程調整を承諾する際のメールの書き方について具体的に解説します。
「先方から日程調整の依頼が来たけど、どうやって返信すればいいか分からない」と考えている人はご一読ください。
【日程調整依頼を受けた時】承諾メールを書くときのポイントは？
相手から日程調整の依頼があったときは、以下のポイントに注意しながらメールを作成しましょう。
- 宛名と挨拶文を記載する
- 変更点などがあれば明記する
- ミーティングの内容を箇条書きで記載する
- ミーティングで話す要件を簡潔に書く
それぞれのポイントについて具体的に解説していきます。
宛名と挨拶文を記載する
日程調整への承諾メールに関わらず、ビジネスでメールを送る場合は宛名と挨拶文が必要です。
相手の会社名や部署名だけでなく、名前も間違えないように記載しましょう。
また、宛名と一緒に挨拶文を添える際は「お世話になっております。」などの文言と一緒にこちらの会社名や名前を記載します。
「どこの誰がどの人に向けたメールなのか」が明確になっていないと、最後まで読まれない可能性があるので、宛名と挨拶文は必ず記載するようにしてください。
変更点などがあれば明記する
もしも打ち合わせの内容に変更点がある場合は、日程調整の承諾メールに記載しておきましょう。
良くある変更点としては「打ち合わせの人数」や「打ち合わせする場所」などが挙げられます。
また、状況によっては、紹介するはずだったサービスのキャンペーン情報に変更が生じることもあります。
変更点について何も伝えずに当日を迎えた場合、細かいトラブルの元になりかねないだけでなく、信頼を完全に失ってしまう可能性もあるので注意が必要です。
特に、プロジェクターなどの備品を先方に準備して欲しいのであれば、事前に伝えておくことをおすすめします。
ミーティングの内容を箇条書きで記載する
日程調整への承諾メールには、ミーティングの内容を箇条書きで記載しておくことも大切です。
例を挙げると以下のようになります。
- 弊社新規サービスのご案内（15分）
- 周辺店舗のデータについて解説（10分）
- キャンペーンのご案内（5分）
大まかな内容を記載しておけば、相手も質問したいことを事前に考えておけるため準備がしやすいです。
また、内容について箇条書きする際は、大体の時間の目安も記載しておくとより話の流れが分かりやすくなります。
ミーティングで話す要件を簡潔に書く
日程調整への承諾メールでは、打ち合わせの大まかな内容だけでなく、少し細かい内容も事前に伝えておくとより親切です。
例えば「新規サービスのご案内」と一言でいっても、具体的に話す内容はサービスの強みや料金など多岐に渡ります。
参考として持っていく「周辺店舗のデータ」などについても、市町村や県ごとに異なるでしょう。
話す内容について全てを記載する必要はないので、大まかな内容を少し細分化した内容を伝えてください。
【日程調整依頼を受けた時】承諾メールの例文は？
日程調整依頼を受けた時の承諾メールの例文は、以下のシチュエーションによって異なります。
- ①相手から候補日程が送られてきている場合
- ②相手から候補日程が送られてきていない場合
- ③都合の良い日程がなかった場合
- ④相手に都合の良い日程を聞く場合
状況に合わせて柔軟に対応できるように、それぞれのパターンごとに合わせた例文を確認していきましょう。
①日程調整を承諾する｜相手から候補日程が送られてきている場合
日程調整の依頼が来た際に相手からすでに候補日程が挙げられている場合は以下の例文を参考にしてください。
件名: 返信Re：御社の新規サービスについて
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。
〇〇株式会社〇〇でございます。
弊社サービスについての問い合わせをいただきありがとうございます。
打ち合わせの日程調整について承知いたしました。
頂いた候補日程ですと①5月6日16〜、②5月14日〜が空いております。
なお、打ち合わせの当日にお話しする内容については以下を参考にしていただけると幸いです。
１．弊社新規サービスのご案内（15分）
サービスの特徴や他社と比較したときの差別化ポイントについて
２．周辺店舗のデータについて解説（10分）
東京都と〇〇区全体の使用率と実績について
３．キャンペーンのご案内（5分）
割引の条件について
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
——————————-
株式会社〇〇
△△部 △△課
氏名
〒xxx-xxxx
- ●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話：xxxx
FAX：xxxx
E-mail：xxx@xxx
——————————-
②日程調整を承諾する｜相手から候補日程が送られてきていない場合
日程調整の依頼文に候補日程が記載されていない場合は、以下の例文を参考にしましょう。
件名: 返信Re：御社の新規サービスについて
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。
〇〇株式会社〇〇でございます。
弊社サービスについての問い合わせをいただきありがとうございます。
打ち合わせの日程調整について承知いたしました。
打ち合わせの具体的な日程ですが、以下の日にちはご都合いかがでしょうか。
①5月4日（火）15〜16時
②5月5日（水）14〜15時
③5月6日（木）16〜17時
なお、打ち合わせの当日にお話しする内容については以下を参考にしていただけると幸いです。
１．弊社新規サービスのご案内（15分）
サービスの特徴や他社と比較したときの差別化ポイントについて
２．周辺店舗のデータについて解説（10分）
東京都と〇〇区全体の使用率と実績について
３．キャンペーンのご案内（5分）
割引の条件について
ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
——————————-
株式会社〇〇
△△部 △△課
氏名
〒xxx-xxxx
- ●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話：xxxx
FAX：xxxx
E-mail：xxx@xxx
——————————-
③日程調整を承諾する｜都合の良い日程がなかった場合
相手から提案された日程の中に都合の良い日にちがなかった場合の返信例は以下の通りです。
件名: 返信Re：御社の新規サービスについて
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。
〇〇株式会社〇〇でございます。
弊社サービスについての問い合わせをいただきありがとうございます。
打ち合わせの日程調整について承知いたしました。
大変申し訳ないのですが、いただいた日にちは業務が立て込んでおり、お伺いすることができません。
つきましては、下記日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
①5月4日（火）15〜16時
②5月5日（水）14〜15時
③5月6日（木）16〜17時
なお、打ち合わせの当日にお話しする内容については以下を参考にしていただけると幸いです。
１．弊社新規サービスのご案内（15分）
サービスの特徴や他社と比較したときの差別化ポイントについて
２．周辺店舗のデータについて解説（10分）
東京都と〇〇区全体の使用率と実績について
３．キャンペーンのご案内（5分）
割引の条件について
ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
——————————-
株式会社〇〇
△△部 △△課
氏名
〒xxx-xxxx
- ●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話：xxxx
FAX：xxxx
E-mail：xxx@xxx
——————————-
④日程調整を承諾する｜相手に都合の良い日程を聞く場合
相手に都合の良い日程を聞く場合の例文は以下の通りです。
件名: 返信Re：御社の新規サービスについて
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。
〇〇株式会社〇〇でございます。
弊社サービスについての問い合わせをいただきありがとうございます。
打ち合わせの日程調整について承知いたしました。
直近だと以下の日程であればお伺いできるのですがご都合いかがでしょうか。
①5月4日（火）15〜16時
②5月5日（水）14〜15時
③5月6日（木）16〜17時
なお、打ち合わせの当日にお話しする内容については以下を参考にしていただけると幸いです。
１．弊社新規サービスのご案内（15分）
サービスの特徴や他社と比較したときの差別化ポイントについて
２．周辺店舗のデータについて解説（10分）
東京都と〇〇区全体の使用率と実績について
３．キャンペーンのご案内（5分）
割引の条件について
ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
——————————-
株式会社〇〇
△△部 △△課
氏名
〒xxx-xxxx
- ●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話：xxxx
FAX：xxxx
E-mail：xxx@xxx
——————————-
【日程調整依頼を受けた時】承諾メールを書く際のマナーは？NG例を紹介
日程調整の依頼を受けたときの承諾メールでは、以下4つの項目に気をつける必要があります。
- ①候補日時を1つだけしか書いていない
- ②承諾する日時・ミーティングの場所を具体的に書かない
- ③お礼を書いていない
- ④相手への気遣いがない
NG例を参考にして、イメージの低下を防いでいきましょう。
それぞれのNG例について具体的に解説していきます。
NG例①候補日時を1つだけしか書いていない
日程調整への承諾メールに候補日時を記載する際は、最低でも3つ以上は書くようにしましょう。
候補を1つだけにしてしまうと日程が決まりづらく、連絡が往復する要因になってしまいます。
メールや電話のやりとりが何度も続くのは相手にとってもストレスなので、注意が必要です。
また、記載されている候補が1つだけだと相手からの印象も良くありません。
「どうせ暇だと言われているようで不快」と思う人もいるので、複数日程候補を提示するようにしてください。
NG例②承諾する日時・ミーティングの場所を具体的に書かない
相手から送られてきた日程調整の依頼に承諾する際は、日時やミーティング場所の情報を具体的に記載しましょう。
日時や場所を具体的に書いておけば、先方が間違った情報を送っていたとしても、のちのトラブルを未然に防げます。
ミーティング情報について細かく書くことを手間に感じるかもしれませんが、確認の意味も込めて書くようにしてください。
「この日でお願いします。」などの曖昧な表現だと伝わらないので「13時から貴社にお伺いいたします。」のように、具体的に明記することが大切です。
NG例③お礼を書いていない
日程調整に関わらず、ビジネスでは相手に何かしてもらった時にお礼を示すことが大切です。
日程調整の連絡をもらった時は「ご連絡いただきありがとうございます。」などを記載して、感謝を示しましょう。
また、具体的な日にちが決定してアポイントを獲得できたら、お礼メールを送るとさらに好印象です。
お礼メールの作成は面倒に感じる人も多いですが、周りとの差をつけたいのでれば細かいことにまでこだわって業務に取り組むことをおすすめします。
NG例④相手への気遣いがない
ビジネスメールの作法として、相手への気遣いを見せることも重要な要素です。
真摯な態度を見せれば相手からのイメージを保てるため、のちの商談でも良い関係性の継続を期待できます。
「お忙しい中大変お手数おかけしますが」など、労いの気持ちをメール内に入れておきましょう。
ことあるごとにへりくだった文章を入れると逆にイメージが悪くなってしまうため、適度な気遣いが大切です。
まとめ：日程調整の承諾メールもマナーを守って好印象を与えよう
ビジネスにおいて細かいマナーや礼式を身につけることは、業務を円滑に進めるために必要な要素です。
日程調整の承諾メールについても、他のビジネスメールと同様にマナーを守って書くようにしてください。
宛名や挨拶文などの基本的なことはもちろんのこと「日時や場所を具体的に書く」など、細かいことにまで気を遣いましょう。
テキストコミュニケーションを鍛えれば「できるビジネスマン」に一歩近づけます。
ビジネスメールを書く能力は一朝一夕では身につかないため、例文を参考にしたり、文章力について日頃から意識することをおすすめします。
