ビジネスにミスは付き物ですが、ミスをしてしまった後の謝罪の仕方についてきちんと理解できている人は少ないのではないでしょうか。
会社で失敗をしてしまった時は、アフターフォローがとても重要です。
本記事では、上司に謝罪メールを送る時に注意するべきことや実際の文例、シチュエーションごとによく使われるフレーズについて解説していきます。
「失敗をしてしまったけど、謝罪メールを送付するときにマナーを守れているか不安」と思っている人はぜひ最後までお読みください
上司に謝罪メールを送る時のポイントは？
謝罪をするときは、基本的には直接伝えるのがベストです。
しかし、現在はコロナの影響もあって厳しいケースもあるため、まずはメールで謝罪しても問題ありません。
直接話すのが難しい場合は「本来は直接お伝えするべきなのですが、コロナ禍ですので取り急ぎメールでご連絡させて頂きました。直接お話ししたいため、Zoomでお話しするお時間をいただけないでしょうか」などの文章をメールに付け加えておくことがおすすめです。
上司に謝罪メールを送る時のポイントは以下の7つです。
- できるだけ早く対応する
- 失敗した内容を簡潔・正確に書く
- 失敗したことへの対応方法を記載する
- 失敗した原因・今回の解決方法案・再発防止策を提案する
- 誤字脱字をなくす
- 原因が他人にあっても、言い訳をせず素直に謝る
- 件名に【お詫び】など謝罪メールであることを明記する
上司に謝罪する際のポイントを把握して、適切なメールを送付できるようにしていきましょう。
7つのポイントについてひとつずつ解説していきます。
できるだけ早く対応する
上司にメールで謝罪をする際は、後回しにせずにできるだけ早く対応しましょう。
ミスをした時は、誰でも隠したくなったり、謝罪するのが面倒で後に回したくなったりします。
しかし、ミスをした時に謝らないと誠意が伝わりづらいです。後になって丁寧に謝られても「今さら感」が否めないので、素直に謝罪を受け入れてもらえなくなってしまいます。
また、早く対応しないと当人が出来事自体を忘れてしまう可能性もあるでしょう。
後回しにしたうえに謝罪も忘れてしまうと、上司からの評価が著しく下がってしまいます。
とりあえずメールを送るだけでもいいので、失敗をしたらすぐに謝罪をする習慣をつけておいてください。
失敗した内容を簡潔・正確に書く
上司に謝罪メールを送るときは、失敗した内容を簡潔かつ正確に書くことも大切です。
ミスを正確に書いてメールを送ることは億劫に感じるかもしれませんが、具体的な内容をボカさないようにしましょう。
上司の立場としても、部下がどんなことをしたのか把握する必要があります。
したがって「何をした結果失敗につながったのか」を記載して、内容を報告することが大切です。
内容を正確に記載する際は、起承転結を意識して、箇条書きなども活用してください。
謝罪メールであってもビジネス能力は見られてます。
あまりにもわかりづらいメールを送ってしまうと謝罪しても評価を落とすことになるので、ビジネスメールの書き方については事前に勉強することがおすすめです。
失敗したことへの対応方法を記載する
上司への謝罪メールを作成するときは、失敗したことを報告するだけで終わらせてはいけません。
失敗したあとに何をするのかも記載しておくことが重要です。
顧客のケアなど、対応済みなことがあれば、実行した内容を書いておきましょう。
「すでにファイルを修正して、お客様に送付完了しております。」など、具体的な対処を明記しておけば、失敗したあとも自分で考えて動けることを示せます。
ミスをすること自体は誰にでもあることですが、後のケアを自分で模索して行動できるビジネスマンは意外と多くありません。
失敗した後の評価を落とさないためにも、対応方法を自分で考えてメールを送れるように、問題改善能力をつけておくことが大切だといえます。
失敗した原因・今回の解決方法案・再発防止策を提案する
失敗したことに対する対応方法まで書けたら、次は失敗した原因や再発防止案などを洗い出していきましょう。
ミスの対応まで完璧にできても、原因や解決方法、再発防止策が理解できていないと、再度同じ失敗をする可能性があります。
基本的にビジネスでは同じ失敗を何度も繰り返すのは良しとされません。
失敗した原因を分析し、今後どのように改善するかを伝えることが大切です。
今回の解決方法案や再発防止策を提案する際は、複数の候補を挙げられると、改善するための意欲がより伝わります。
また、解決方法を提案する構成にして、以下の文章のように上司にアドバイスを求めると、自然と意見を引き出せます。
- 「自分としては、〇〇で解決できると思っています。〇〇さんはどの方法が良いと考えているかご教授いただきたいです。勉強不足で申し訳ないのですが、何卒よろしくお願いします。」
指導を仰ぐようにして、適切なアドバイスが来たら「流石です」などの言葉を付け足してあげると、上司としても悪い気はしません。
あからさまにおだてるのは印象が悪いですが、さりげなく褒めると、怒って高ぶった感情も少し緩和されるはずです。
誤字脱字をなくす
ビジネスメールでは、基本的に誤字脱字に注意しなければいけませんが、謝罪メールでは特にミスがないようにすることが鉄則です。
失敗を謝るメールに細かいミスがあると、普段は気にしないようなことでも、目に入ってしまいます。
誤字脱字がいくつもあると「本当に謝る気があるのか？」と思われてしまう可能性もあるので注意が必要です。
メールを書き終わったら一度黙読で添削して、余裕があればもう一度声に出して二重に確認しましょう。
せっかくいい文章が書けても、誤字脱字で評価を下げてしまうのは勿体無いので、文章の推敲は入念にすることをおすすめします。
原因が他人にあっても、言い訳をせず素直に謝る
ビジネスで失敗をして上司に謝罪文を送るとき、主な原因が他人にあると、ついつい言い訳をしたくなってしまいます。
大元の要因が他の人であっても、少なからず自分に非があるときは謝ることが大切です。
ただし、失敗に関して、無理に自分に全責任を与える必要はありません。
「大元の要因は〇〇にありましたが、自分の確認ミスの結果こうなってしまいました」というように、自責の念があることを伝えましょう。
全て人のせいにするのではなく、自分の責任もあることを示せば、責任感があって誠実な印象をアピールできます。
件名に【お詫び】など謝罪メールであることを明記する
謝罪するためのメールでは、内容だけでなく、件名に注力することも大切です。
件名に謝罪メールであることも明記して、見てもらいやすいように工夫しましょう。
「〇〇のお詫び」など、件名でわかりやすいように書いておけば、送付したメールを読み忘れることもありません。
上司も日々外部や社内からのメールを多く受け取っているはずなので、件名で内容が伝わらないと気づかない可能性があります。
「謝罪についての内容を詳しく書いて送ったのに反応が何もなかった」ということにならないように、お詫びであることが伝わる件名をつけてください。
【謝罪メールのテンプレあり】謝罪メールの例文は？
謝罪メールを送るシチュエーションは、社内と社外によっても変わります。
社内の場合は以下のような状況が考えられるでしょう。
- 仕事でのミスを上司に報告する場合
- 上司からの飲み会の誘いを断る場合
- 上司からミスを指摘された場合
- お客様からのクレームを上司に報告する場合
また、社外に向けた謝罪メールのシチュエーションは以下3つが挙げられます。
- クレームに対する謝罪メールを送る場合
- 不手際があり迷惑をかけてしまった場合
- 製品に不具合があった場合
上記のようなシチュエーションに合わせたメールを送るには、まずは文例について知ることが大切です。
それぞれの状況に合わせた例文について見ていきましょう。
【社内向けの謝罪メール①】仕事でのミスを上司に報告する場合
仕事でミスをした場合は、以下のような例文を参考にして迅速に上司に報告することが大切です。
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件名：××に関するお詫び
〇〇課長
お疲れ様です。
△△です。
突然のご連絡で申し訳ありません。
取り急ぎ、報告したいことがあってご連絡いたしました。
⚫︎⚫︎株式会社に納品する数に関して認識の誤りがあり、
予定よりも20個少なく納品してしまいました。
先方にはすでに連絡を取り、
明日の12時ごろに直接お渡しすることになっています。
今後はこのような事態が発生しないように、
入力したデータのダブルチェックを徹底いたします。
誠に申し訳ございませんでした。
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【社内向けの謝罪メール②】上司からの飲み会の誘いを断る場合
会社で働いていると、飲み会に誘われることがよくありますが、他の予定があるため断らなければいけないこともよくあります。
上司からの誘いを断る際は、以下のような文章を書くと、好印象を維持できるでしょう。
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件名：飲み会の欠席についてのお詫び
〇〇課長
お疲れ様です。
△△です。
本日開催予定の飲み会に誘っていただきありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、本日は××の予定が入っており参加できません。
せっかくお誘いいただいたのにも関わらず良い返事ができず申し訳ありません。
次回はぜひ参加させていただきたいので、またお声かけいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
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【社内向けの謝罪メール③】上司からミスを指摘された場合
上司からミスを指摘された際は下記文例のようなメールを作成しましょう。
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件名：××に関してのお詫び
〇〇課長
お疲れ様です。
△△です。
先日ご指摘いただいた発注の間違いの件についてですが私の確認ミスです。
大変申し訳ございません。
今後は同じような間違いがないように、発注数の確認を徹底していく所存です。
誠に申し訳ありませんでした。
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【社内向けの謝罪メール④】お客様からのクレームを上司に報告する場合
顧客からクレームが来た際も、上司に報告する事があるので、以下の例文を参考にしましょう。
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件名：クレームについてのご相談
〇〇課長
お疲れ様です。
△△です。
突然のご連絡で申し訳ありません。
取り急ぎご相談したいことがあってご連絡いたしました。
本日、顧客の⚫︎⚫︎様から弊社サービスの分析機能で不具合があるとのご意見がありました。
現在チーム内で調査を進めており、原因解明まで今しばらく時間がかかりそうです。
ご連絡をいただいたお客様には、対応中である旨を伝えております。
詳細が分かり次第またご連絡いたします。
以上、メールにて失礼いたします。
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【社外向けの謝罪メール①】クレームに対する謝罪メールを送る場合
社外に対して送るクレームへの謝罪メールは以下の通りです。
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件名：お問い合わせ内容へのお詫び
〇〇様
株式会社△△の△△です。
弊社サービスの××を導入していただき、誠にありがとうございます。
××の機能が正常に動作していない件で、
ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありません。
現在、弊社の担当チームが状況を確認しております。
また詳細が分かり次第、ご連絡させていただきますので、
今しばらくお待ちいただけると幸いです。
不具合でご迷惑をおかけしたこと、重ねてお詫び申し上げます。
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【社外向けの謝罪メール②】不手際があり迷惑をかけてしまった場合
こちらの不具合で顧客に迷惑をかけてしまった時も、すぐに連絡をして謝罪をしましょう。
例文は以下の通りです。
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件名：納品遅延のお詫び
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
ご納品の遅延が発生してしまっている件について、心よりお詫び申し上げます。
現在、弊社で担当者と掛け合い、×月×日までには納品を完了する予定です。
今後は、納品に関する遅延が発生しないよう対処していきます。
今回はこちらの不具合でご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありません。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
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【社外向けの謝罪メール③】製品に不具合があった場合
自社で提供している商品に不具合があった場合にも、以下のような例文を参考にして迅速に対応しましょう。
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件名：製品の不具合に関するお詫び
〇〇様
株式会社△△の△△です。
いつも弊社商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
購入された商品に不備があった件について大変申し訳ありません。
不具合の確認が完了したため、
新しい商品をご連絡いただいた住所宛に発送いたしました。
×月×日到着予定です。
お手数をおかけしますが、不備があった商品については、
添付した資料を参考に返送していただけると幸いです。
今後は同じような事態が発生しないよう、商品管理の徹底改善を行う所存です。
今回はこちらの不具合でご迷惑をおかけしてしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも弊社製品へのご愛顧のほど、何卒よろしくお願いいたします。
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【フレーズ集】よく使う謝罪のフレーズは？
上司に謝罪メールを送る際によく使われるフレーズとして、以下6つがあります。
- ちょっとしたミスをしたときに使うフレーズ
- 一般的なミスをしたときに使うフレーズ
- 重大なミスをしたときに使うフレーズ
- 力不足をお詫びるフレーズ
- 反省していることを伝えるフレーズ
- 失態をお詫びするフレーズ
シチュエーションによっても使うべき言葉は異なるので、それぞれのフレーズを確認しておきましょう。
ちょっとしたミスをしたときに使うフレーズ
ちょっとしたミスの場合は、あまりへりくだった言葉を使う必要はありません。
「申し訳ありません。」や「失礼いたしました。」など、普段から使用しているフレーズを活用しましょう。
軽いミスで謝罪をしたいときは「お詫びいたします。」などの言葉もよく使用されます。
軽いミスで重い謝罪をするとかえって心配されてしまうこともあるので、申し訳なく思っていることが十分伝わるような文章に留めることがおすすめです。
一般的なミスをしたときに使うフレーズ
一般的に考えられるような失敗をした場合は、軽いミスと同様にそこまで重い言葉を使う必要はないでしょう。
以下のように、自責の念が伝わる言葉であれば問題ありません。
- 申し訳ございませんでした
- 大変失礼いたしました
- ご迷惑をおかけいたしました
一般的なミスまでなら誰にでもあるので、あまり思いつめず、反省点や次回からの対策をきちんと説明できるようにすることをおすすめします。
重大なミスをしたときに使うフレーズ
重大なミスで会社に大きな損失を与えてしまった際は、普段謝る時に使う言葉よりも厳格な言葉を活用した方が良いです。
特に自分の非が大きい場合は、以下のような言葉で、申し訳なく思っていることを十分に伝えてください。
- 心より謝罪いたします
- 謹んでお詫び申し上げます
また、重大なミスについて謝るときは、謝罪の言葉だけでなく、解決方法やその後の対策についてもより詳しく記載する必要があります。
次にまた同じことが起こらないように、対策する意思を示せるメールを作成しましょう。
力不足をお詫びるフレーズ
ビジネスで謝罪をするケースとして、全力を尽くしたけど結果につながらなかったことが要因のこともあります。
力不足が原因で至った結果について謝る際は、以下のようなフレーズがよく使われるでしょう。
- このような事態に至ったのはすべて私の力不足です
- 私の力不足でお役に立てず申し訳ございません
- 結果を出せなかったのはひとえに私の力不足です
力不足であることを詫びる場合は、変に言い訳をせず、自分の責任であることを言い切ることが大切です。
「何分、力不足な私ですが、今後ともよろしくお願いいたします。」などのフレーズを合わせてつけておくと、誠実な印象にできます。
反省していることを伝えるフレーズ
反省していることを十分に伝えたい場合は、以下の言葉がよく活用されます。
- 反省しております
- お許しください
また、より重いミスをしてしまった際は、もっと謝罪の気持ちが伝わる言葉を選んで記載しましょう。
例えば「猛省しております。」などの言葉だと、より反省の念が伝わります。
反省していることが伝わりやすいフレーズは、シチュエーションによっても異なるので適切に使い分けてください。
失態をお詫びするフレーズ
一般的に、失敗によって地位や誇りが損なわれることを「失態」と呼びます。
周囲の信頼が潰れてしまうことをしてしまった場合は、以下のようなフレーズを活用して謝罪しましょう。
- 弁解のしようもございません
- お詫びの言葉もございません
失態から信頼を回復させるには、重大なミスをした時と同様に真摯な気持ちで謝罪することが大切です。
信頼を取り戻すために努力することを同時に伝えて、状況を改善しようとしている姿勢を示してください。
まとめ：謝罪メールは誠意が伝わるように書こう
仕事でミスをしてしまったときは、謝罪メールを送って誠意を伝えることが大切です。
メールの作成と送付を後回しにせず、失敗をしたタイミングですぐに送れるようにしましょう。
内容を簡潔に書くとともに、今後の対策を明記すれば、反省している気持ちを感じ取れるメールができるはずです。
また、大きなミスをしてしまったときは、対策だけでなく、防止策についてより詳しく書くと、改善していく意思が汲み取れるようになります。
謝罪メールの書き方についてよくわからない場合は、自己流で書くのではなく、例文を参考にすることがおすすめです。
状況に合わせて適切な言葉を使えるように、シチュエーションごとによく使うフレーズも確認しておいてください。
