営業職など、外部の人と打ち合わせや商談をする機会が多い人は、日常的に顧客とアポイントを取ることが多いです。中には「アポイントを取った後の確認メールを送りたいけど、書き方や送るべきタイミングがわからない」と思っている人もいるのではないでしょうか。
アポイントに関しての確認メールを送る際も、マナーや書き方を意識することが重要です。
本記事では、アポイント確認のためにメールを作成する際の書き方やタイミングなどについて、例文も交えながら解説していきます。
「アポイント確認メールを間違えないように作成したい」と考えている人は、ぜひ最後までお読みください。
アポイントの確認メールの書き方・マナーは？
アポイントメールを作成するときに注意すべき書き方やマナーは以下の3つです。
- 件名をわかりやすく簡潔に書く
- 変更に応じられることを記載する
- 変更点などがあれば明記する
アポイント確認メールを送る際にも、マナーに気を付けてメールを作成しないと、信用を損なう原因になります。
商談をうまく回すためにも、確認メールの書き方やマナーについて確認しておきましょう。
それぞれの書き方やマナーについて解説していきます。
件名をわかりやすく簡潔に書く
アポイントを取るためのメールでも同じことがいえますが、確認メールを作成するときにも、件名はわかりやすく簡潔に書くようにしましょう。
具体的には「【○月○日】お打ち合わせ日程の事前確認」というふうに、打ち合わせの確認である旨を記載するようにしてください。
件名がわかりやすいように記載されていれば、相手もメールを見ただけで「先日約束した打ち合わせの件か」となるので、メールを開く前に内容が伝わります。
件名がちゃんと記載されていないと、内容が伝わらないだけでなく、関係ないメールとして読まれないこともあるので注意しましょう。
シンプルでわかりやすい件名を作成するには、鉤括弧などを用いて、重要部分を強調することがおすすめです。
変更に応じられることを記載する
アポイントを確認する際のメールにも、日程変更に応じられることを記載しておきましょう。先方も仕事の合間を縫ってアポイントを取ってくれているため、急な仕事が入ったり、他の対応を求められることがあります。
人によっては都合が合わなくなったことをギリギリまで言い出せず、アポイント当日に訪問しても無駄足になることがあるので、あらかじめ日程の確認をしておくことがおすすめです。
日程の変更が可能である旨を書く際は、以下のように期日と連絡先を明記してください。
「日時の変更をご希望の場合は、お手数をおかけしますが
〇日までにわたくし△△までお知らせくださいませ。」
変更点などがあれば明記する
約束した打ち合わせや商談の内容について変更がある場合は、変更点についても明記しましょう。当日になって、打ち合わせの人数が変わったり、内容に変更があったりすると、相手も混乱してしまいます。
報告や連絡をすることは、社会人にとっては当たり前のことなので、できていないと「社会人としての常識がない人」と思われる要因にもなりかねません。
商談であれば、担当者のイメージが重要なポイントになるため、なるべく悪い印象を植え付けないように努力しましょう。
例えば、人数に変更があった場合は以下のように記載します。
「〇月◯日に訪問する人数は1名と事前にお伝えしておりましたが、 2名での訪問となりますのでご報告致します。
営業部 課長 村田
主任 渡辺
急な変更となり大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。」
アポイントの確認メールはいつ送る？
アポイントの確認メールは、2〜3日前に送るようにしましょう。確認メールを送る目的には、予定の再通知だけでなく「変更点をお知らせすること」も含まれています。参加人数や打ち合わせの内容に関わる変更がある場合、先方が場所や準備するものを変えることもあるため、当日や前日に確認メールを送るのは控えた方が無難です。
また、アポイント日の当日や前日に確認メールを送っても、相手がメールに気づかず、返信がこないこともあります。
相手がメールに気づかず、訪問した際に変更を伝えた場合「前日に送られても困る」など、先方とのトラブルにもつながる可能性があるので注意してください。
リスクを回避するためにも、アポイントの確認メールは2〜3日前に送るほうが良いでしょう。
アポイント確認メールの例文は？
アポイント確認メールを送る際は、以下の例文を参考にして作成してみましょう。
件名：【〇月〇日】打ち合わせ日程の事前確認について
株式会社〇〇〇〇
〇〇 〇〇 様
平素よりお世話になっております。
株式会社△△営業部の△△です。
先日お約束頂いた、貴社への訪問予定日が近づいて参りましたのでご連絡致しました。
お約束通り、〇月〇日（〇曜日）午後2時に貴社の本社ビルへ伺います。
もし、日程の変更をご希望される場合は、日程の調整も可能ですので、
〇日までにわたくし△△までお知らせくださいませ。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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株式会社△△
△△部 △△
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SMSで挨拶文を送るのも一つの手段
アポイント確認メールの代わりに、署名欄などの電話番号からSMSで挨拶文を送ることも一つの手段です。メールで確認を行う企業が多い中SMSを利用すれば、他社との差別化を図れるうえ、印象を植え付けやすいといえます。
SMSを活用する場合、メールと同じように、ルールや書き方に注意しましょう。貴重な時間を割いてもらうことへの感謝と「当日よろしくお願いいたします」などの挨拶を入れるようにしてください。
まとめ：アポイント確認メールは2〜3日前に送ろう
アポイントを取った後、約束日の確認を行うために、2〜3日前には確認メールを送りましょう。打ち合わせの内容や人数に変更がある場合、当日や前日にメールを送ってしまうと、後のち相手とのトラブルにつながりかねません。
また、確認メールを送信する日付だけでなく、内容についても、ルールや文章構造などを意識した作成が必要です。件名をわかりやすく書くことや、日程変更への対応も可能であることをきちんと記載してください。
確認メールで相手にマイナスな印象を与えてしまうと、せっかくアポイントを獲得したにも関わらず、商談が意味のないものになってしまう可能性があります。
商談のために作成した資料や交通費も無駄になり、機会損失につながる恐れがあるので、確認メール作成のマナーやタイミングは把握しておきましょう。
もし「日程調整に関するメールのリスクと手間を無くしたい」と考えているのであれば、日程調整ツールの導入もおすすめです。
