おすすめの日程調整ツール・スケジュール調整ツールはどれ？スケジュール調整を効率化する方法も紹介

ビジネスで日程調整をする機会が多い場合、業務を効率化するために日程調整ツールを導入することがおすすめです。

日程調整ツールには多くの種類があるため、それぞれの特徴を捉えて適切なものを選択する必要があります。

本記事では、おすすめの日程調整ツールや、スケジュール調整を効率化させるための方法について解説します。

「日程調整ツールを導入したいけど、どれがいいのかわからない」と考えている人はご一読ください。

日程調整ツールはどんな人におすすめ？

日程調整ツールをおすすめする人物像は以下のような人たちです。

• ①営業や採用担当者など日程調整を行う機会が多い人
• ②複数人で日程調整を行うことが多い人
• ③候補日程をピックアップするのを面倒に感じている人
• ④ダブルブッキングを防ぎたい人

上記の項目に自分が当てはまっているのか確認していきましょう。

①営業や採用担当者など日程調整を行う機会が多い人

日程調整ツールの導入をおすすめする人物として、営業や採用担当をしている人たちが挙げられます。

営業や採用担当者は、日頃から顧客や応募者とアポイントを取って業務を行う必要があるため、他の職業の人よりもスケジュール調整をする機会が多いです。

スケジュールを調整するために、手動で予定のすり合わせを行なっていると、多くの時間を浪費してしまいます。

日程調整ツールを導入することで、URLを送付するだけで日程調整ができるようになり、業務時間の大幅な短縮につながるでしょう。

また、スケジュールを調整したあとに送信する「お礼メール」などの送付も自動化できるようになるため、ミスを減らすことにも繋がります。

②複数人で日程調整を行うことが多い人

複数人での日程調整を行う頻度が多い場合、日程調整ツールを使用しないと、ひとりずつ予定を聞いてスケジュールを合わせる必要があります。

相手の予定をひとりずつ聞いていると、日程が決めづらいだけでなく、連絡の行き違いでトラブルになる可能性も高くなるでしょう。

日程調整ツールを導入すれば、投票やチーム機能を使用できるため、「2：1」「1：1：1」など複数人での日程調整も自動化できます。

③候補日程をピックアップするのを面倒に感じている人

スケジュールを調整するためには、相手と候補日程をピックアップし合って、お互いにとって都合の良い日にちを決定する流れが必要です。

しかし、予定を合わせるために、毎回カレンダーから都合の良い日にちを選定することが煩わしく感じている人もいるでしょう。

日程調整ツールを使用すれば、カレンダーと連携できるため、候補日程をわざわざ書き出す必要がなくなります。

業務の効率化と、細かい作業へのストレスを無くすためにも日程調整ツールは有用です。

④ダブルブッキングを防ぎたい人

顧客などとスケジュール調整をする場合、最も気をつけなければいけないのが「ダブルブッキング」です。

ダブルブッキングが発生してしまうと顧客とのトラブルになり、印象を損なうだけでなく、大きな機会損失にも繋がりかねません。

日程調整ツールでは、調整した日程がカレンダーに自動登録されるため、ダブルブッキングも防げます。

せっかく手に入れた商談や、有力な候補者との面接を無くさないためにも、日程調整ツールを導入してダブルブッキングのようなミスを未然に防ぎましょう。

おすすめの日程調整ツールは？

スケジュール調整の際におすすめの日程調整ツールは以下の5つです。

1. smoothly
2. TimeRex
3. Spir
4. waaq Link
5. biskett

適切なツールを選択するために、それぞれの特徴について把握しておきましょう。

1位：smoothly|あらゆるシーンで活用できるスケジュール調整ツール

日頃から日程調整の頻度が多い人に最もおすすめな日程調整ツールは「Smoothly」です。Smoothlyは、使いやすいUIにこだわり抜いて設計されているため、初めてツールを使う人でもストレスなく使用できます。

また、チームや複数社との日程調整にも対応しているため「2：1」「1：1：1」などのシーンでも活用できるでしょう。

Smoothlyには無料のプランも存在するため「まずは試しに日程調整ツールを使ってみたい」と考えている人にもおすすめできます。

2位：TimeRex|調整さんの会社が運営

TimeRexは、国内で高いシェアを獲得している日程調整ツールです。

TimeRexでは以下のようなツールと連携できるため、現在使用しているサービスを変更する手間がありません。

• Google meet
• Zoom
• マイクロソフトTeams

TimeRexにはプランがいくつか用意されていて、無料のプランも存在しており、2022年の春からはより機能が拡張された「プレミアムプラン」も登場する予定です。

プランの中から自分に合った物を選びたい人はTimeRexの使用も検討してみましょう。

3位：Spir|無料プランで気軽に利用できる

Spirは、他の日程調整ツールと比較しても多くの機能を備えており、カレンダー式になっていることが特徴です。

自動的に空き時間が選択されたり、投票型の日程調整ができます。

また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーだけでなく、Zoomにも対応しているため、現在使用しているサービスを引き続き活用できるでしょう。

個人で使用する場合は無料プランを使用することが可能です。

4位：waaq Link|スケジュール調整以外の機能も充実

waaq Linkは、営業や採用担当として日程調整をする人におすすめできる日程調整ツールです。

豊富な機能やUIが特徴であり、カレンダーの設定などを詳細に決定できます。

相手と交わした会話が保存されるため、日程調整が完了したあとに起こったトラブルにも柔軟に対応できるでしょう。

ZoomなどのURLを発行するのはもちろんのこと、投票形式のスケジュール調整もできるため、ストレスなく日頃の日程調整ができます。

5位：biskett|会議室の予約にも対応

biskettの特徴は豊富な料金体系です。個人で利用可能な「Personalプラン」だけでなく、50名で活用できる「Premiumプラン」まで存在します。

また、biskettを使用する際、カレンダーに会議室の空き状況を記載しておくことで、連携して会議室を確保してくれます。

「豊富な料金体系から自分に合ったものを選びたい」と思っている人や「日程調整をするときの手間を極力無くしたい」と考えている人におすすめです。

日程調整ツール・スケジュール調整ツールを選ぶコツは？

日程調整ツールやスケジュール調整ツールを選ぶコツは以下の4つが挙げられます。

• Google・office 365 などのカレンダーサービスと連携しているか
• Zoomなどの使用したいオンライン会議ツールに対応しているか
• 無料期間があるか
• 時間単位で候補日を設定できるか

適切なツールを選択するために、各ツールの特徴だけでなく、選ぶコツについても把握しておきましょう。

Google・office 365 などのカレンダーサービスと連携しているか

日程調整ツールは基本的にカレンダーサービスと連携させることができます。

Googleカレンダーやoffice 365などと連携させることで、自動的に空いている日程をピックアップしてくれる機能や、会議室まで抑えてくれる機能が使用可能です。

使用しているカレンダーサービスを併用できるのか確認しないと、対応しているサービスに改めて登録し直す必要があるでしょう。

今使用しているカレンダーサービスに連携できるか、あらかじめ確認しておくことが大切です。

Zoomなどの使用したいオンライン会議ツールに対応しているか

最近では、直接会って商談するだけでなく、Zoomなどのサービスを用いてオンラインミーティングをする機会が増加傾向にあります。

コロナウイルスの影響により、オンライン会議の需要は加速しているため、使用頻度はさらに多くなっていくでしょう。

日程調整ツールを利用すれば、オンライン会議ツールのURLを自動発行してくれるため手間を減らせます。

自分が使いたい日程調整ツールが、「Zoom」や「マイクロソフト Team」などの主要なオンライン会議ツールに対応しているかを把握しておきましょう。

無料期間があるか

日程調整ツールを企業で導入する場合、社員ひとりひとりが操作を覚える必要があります。

したがって、本格的に使用する前にツールの操作性が高いのか確かめておくことが大切です。

日程調整ツールの中には期間限定の無料プランがあるものや「Smoothly」のように、個人プランでお金をかけずに使用できるものもあります。

いきなり有料のプランを使うのではなく、無料期間で試しに使用してみて、操作性を確かめることがおすすめです。

時間単位で候補日を設定できるか

日程調整ツールをビジネスで使用するのであれば、時間単位で候補日を設定できるものを使用した方が良いでしょう。

時間までスケジュールを設定できない場合、最終的には自分でカレンダーに情報を入れなければいけないため、手間が増えてしまいます。

特に、営業マンや採用担当は多くの人とスケジュール調整を行うため、同じ日程でアポイントが被ることが多くなります。

したがって、細かい設定ができる日程調整ツールを導入することがおすすめです。

「調整さん」のように、時間帯までは指定できないサービスはビジネスには向かないことを覚えておきましょう。

日程調整ツールを導入して、スケジュール調整を自動化・効率化しよう！

日程調整ツールは、ビジネスでスケジュールの調整をよく行う人にとっては、時間と業務の効率化をするためにかなり有用なものです。

これから日程調整ツールを導入しようと考えている人は、各ツールの特徴やメリットを踏まえたうえで、自分が求めているサービスなのか判断しましょう。

数ある日程調整ツールの中でも、特におすすめなのは「Smoothly」というスケジュール調整ツールです。

Smooyhlyは、優れたUIでストレスなく使用できるだけでなく、複数人の日程調整にも対応しているため、日頃からアポイントが多い人にとっても利用しやすいツールだといえます。

無料のプランもあるため、気になる人は試しに使ってみてください。