おすすめの日程調整ツール7選！利用するメリット・デメリットや選び方も解説

営業職として働いている人の中には、日頃の日程調整のために多くの時間を取られている人も多いでのはないでしょうか。

時間を効率化させるために日程調整ツールを導入するのは最善の選択ですが、導入に踏み切る前に各ツールの特徴や導入することのメリットなどについて把握することが大切です。

本記事では、おすすめの日程調整ツールを7つ紹介すると同時に、利用することのメリットやデメリットについても詳しく紹介します。

「これから日程調整ツールの導入をしたいけど、どれがいいのかわからない」と感じている人はぜひ最後までお読みください。

日程調整ツールとは？

日程調整ツールは名称の通り「日程を調整するために活用できるツール」のことです。手動で行うと多くの時間を要する日程調整を、さらにスムーズにしてくれる役割があります。

詳細な機能については各ツールによって異なりますが、複数人での日程調整が可能なものや、自動的に都合の良い日程を割り出してくれるものもあります。

また、Webサイト上で操作して使うツールや、アプリケーションから使用できるツールもあるため、自身の使用用途によって選択することが大切だと言えるでしょう。

日程調整ツールを利用するメリット3選

日程調整ツールを使用するメリットは以下の3つです。

• 複数人と自動で日程調整ができる
• スケジュールを合わせる手間が省ける
• 環境に応じて利用方法を選択できる

日程調整ツールを使うことで、どんなメリットがあるのか確認しておきましょう。

メリット1：複数人と自動で日程調整ができる

日程調整ツールは、複数人での日程調整が自動化できることが大きなメリットのひとつです。

ビジネスでの打ち合わせや商談では、複数人の予定を合わせることも少なくありません。

ひとりずつ予定を聞いて、それぞれの都合が良い日を絞り出すのは労力と時間がかかるでしょう。

日程調整ツールを使用すれば、3人以上の日程調整にも対応できるため、出欠確認まで不要になります。

メリット2：スケジュールを合わせる手間が省ける

日程調整は相手の人数に関わらず、スケジュールを聞いて合わせる必要があります。

日程調整ツールは、それぞれの日程を記載するだけで全員の都合が良い日を自動で導き出してくれるため、スケジュールを合わせる手間を無くしてくれるでしょう。

また、個人的にスケジュールを聞いて回ると、単純な聞き間違いによるミスが起こる可能性もあります。

極力ミスを減らしたい人にとっても、日程調整ツールは有用です。

メリット3：環境に応じて利用方法を選択できる

日程調整ツールは、環境に応じて利用方法を選択できることもメリットです。

日程調整は、基本的に商談や打ち合わせなどのビジネスシーンで必要とされます。

しかし、ビジネスの場面に関わらず、プライベートでも日程を合わせなければいけないことは多々あるはずです。

同僚や得意先との都合を合わせるために日程調整ツールを導入すれば、より効率的に日程を決めることができるでしょう。

日程調整ツールを利用するデメリットは？

日程調整ツールのデメリットは以下の2つです。

• 導入コストがかかる
• メンバーに操作を覚えてもらう必要がある

ツールの導入に踏み切る前に、メリットだけでなくデメリットも確認しておきましょう。

それぞれのデメリットについて具体的に解説していきます。

デメリット1：導入コストがかかる

当然のことですが、日程調整ツールの導入にはコストが必要です。

値段はツールによってさまざまですが、月額900円程度のものから、プランによっては1,000円以上のものまで存在します。

各ツールの特徴やメリットを考慮し、値段と照らし合わせて適切なものを選択することが大切です。

日程調整ツールの中には、無料のプランを設けているものもあるため、まずはお試しで使用してみることをお勧めします。

デメリット2：メンバーに操作を覚えてもらう必要がある

日程調整ツールを導入すると、会社のメンバーに操作を覚えてもらう必要があるため、導入時に社員の負担が増えることになります。

また、操作ミスによって日程調整が上手くいかないと、取引先からの印象を損なってしまう原因にもなるため注意が必要です。

ただし、日程調整ツールの操作はそこまで難しいものではありません。

日頃からLINEやSlackなどのツールを使用している場合は、簡単な操作方法だけ把握しておけば問題なく使用できるでしょう。

日程調整ツールを選ぶポイントは？3つの選び方を解説

日程調整ツールを選ぶ際に気をつけるべきポイントは以下の3つです。

• サービスの利用頻度
• 自社に必要な機能の有無
• カレンダーツールとの連携

自社にとって適切な日程調整ツールを選択するには、ポイントについて認識しておく必要があります。

日程調整ツールを選ぶ際のポイントについて具体的に確認していきましょう。

サービスの利用頻度

日程調整ツールを使う頻度は、仕事の種類や用途によって変わります。

営業ならば打ち合わせや商談で日程調整をする機会が多いため、コストが高くてもサービスが豊富なツールを選択した方が良いでしょう。

社外との打ち合わせがあるけど、あまり頻度は多くない場合、まずは無料プランから試してみて、必要であれば有料プランに切り替えることがおすすめです。

自社に必要な機能の有無

日程調整ツールは、それぞれ持ち合わせている機能が異なります。

複数人での日程調整が可能なものや投票形式での調整が可能なツールも存在するため、目的に合わせて選択することが大切です。

また、各日程調整ツールによってUIや使いやすさにも差があるため、自社の社員にとって導入が負担にならないようなツールを選択する必要があるでしょう。

カレンダーツールとの連携

日程調整ツールには、基本的にカレンダーツールとの連携機能が搭載されています。カレンダーツールと連携することで自動で日程が反映されるため、業務効率の改善が期待できるでしょう。

現在使用しているカレンダーと連携が不可能なツールを選択してしまうと、手動で予定を入れなければいけないため、負担が増えることになります。

日頃使用しているGoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどと連携できるツールを選ぶことがおすすめです。

おすすめの日程調整ツールは？日程調整を効率化するツールを7つ紹介

おすすめの日程調整ツールは以下の7つです。

• smoothly
• eeasy
• スケコン
• waaq Link
• TimeRex
• biskett
• 調整アポ

上記の日程調整ツールはそれぞれ特徴が異なるため、使用目的や頻度、UIなどを総合的に鑑みて選択することが大切です。

おすすめの日程調整ツールについて、ひとつずつ紹介していきます。

smoothly|圧倒的に使いやすいUI

Smoothlyは、複数ある日程調整ツールの中でも、UIが使いやすいように設計されています。したがって、ストレスなく使用できる点が大きなメリットだといえるでしょう。

また、複数人での日程調整にも対応しているため、日頃打ち合わせなどが多い人でも問題なく使用できます。

Smoothlyには無料プランも用意されているため「とりあえず日程調整ツールを導入してみたい」と考えている人にもおすすめです。

eeasy|豊富なサービス

eeasyは、特にサービスの豊富さにこだわりがある人におすすめの日程調整ツールです。

項目ごとに時間の指定をしたり、相手にアポイントの場所を指定してもらうことができます。

サービスサイト上には使い方などの情報が細かく記載されているため、まだ日程調整ツールの操作に慣れていない人でも、疑問点を解決しながら活用できるでしょう。

eeasyは、多忙な営業マンだけではなく、マーケティングや人事に携わる人にもおすすめです。

スケコン|名刺交換機能が便利

スケコンは、普段から社外で打ち合わせをすることが多い人にお勧めできる日程調整ツールです。

1対1での日程調整はもちろんのこと、複数人での日程調整にも対応しています。

また、100人以上からのアンケートをもとにUIが設計されているため、使いやすいことも特徴のひとつだと言えるでしょう。

オンラインで名刺交換を行える機能もあるため、オンラインミーティングを行う人でも問題なく使用できます。

waaq Link|投票形式にも対応

waaq Linkは、ビジネスで頻繁にアポイントを入れる人に最適なツールです。

Zoomなどの会議ツールのURLを発行する機能や、投票形式でスケジュールを決定することができます。

日程調整の際に相手と話した内容をテキストログとして保存できるため、後で簡単に確認できることもメリットです。

TimeRex|高い国内シェア

TimeRexは、国内で多くの利用者を獲得している日程調整ツールで、2021年には2万人もの登録者を保持しています。

ツールの使いやすさだけでなく、Google meetやZoom、マイクロソフトTeamsにも対応していることが特徴です。

無料プランやベーシックプランだけでなく、2022年の春からは、さらに機能が拡張されたプレミアムプランもリリースされる予定になっています。

biskett|豊富な料金体系

biskettは、国内の日程調整ツールの中でも多くの料金体系を持った日程調整ツールであるため、まずは個人で使用してみたいと考えている人におすすめです。

個人で利用できる「Personalプラン」から、50名まで使用可能な「Premiumプラン」まで用意されています。

また、日程調整を行う際に、カレンダーに記載してある会議室の空きと連動できるため、手間をなくせることも魅力のひとつだと言えるでしょう。

調整アポ|他ツールとの連携

調整アポは、使いやすいUIと他ツールとの連携が特徴的な日程調整ツールです。

SalesforceやサイボウズのGaroonとも連携できます。

調整アポは10名以下の組織の場合は無料で使えるため、これから事業を拡大していきたい企業に特におすすめのツールです。

メール作成を自動化してくれるため、普段の日程調整をさらにスムーズにしてくれます。

まとめ：日程調整ツールはSmoothlyがおすすめ！

日頃から日程調整に多くの時間を取られている営業マンは日程調整ツールを導入しましょう。

日程調整ツールを導入すれば、これまで手動で行っていた日程の確認や連絡を自動化できるため、さらに業務が効率的になります。

「日程調整のために1日の業務時間の多くを使ってしまっている」と感じている人には、特にSmoothlyがおすすめです。

Smoothlyは、ストレスなく使用できるUI設計や複数人での日程調整に対応できることが特徴で、無料プランも存在します。

「複数ある日程調整ツールを比較検討したけど、まずはどれを使うべきなのかわからない」という人でも問題なく活用できるでしょう。