日程調整のお礼メールの書き方は？お礼メールの書き方やマナーについて解説

ビジネスでは商談や打ち合わせなどで日程調整をすることがよくありますが、先方に日程調整をしてもらったあとは、基本的にお礼メールを送る必要があります。

日程調整をする際のメールでも礼式や書き方はとても大切ですが、お礼メールを送る際にもマナーを忘れてはいけません。

本記事では、日程調整後のお礼メールの書き方やマナーについて具体的に解説します。

「日程調整後のお礼でも印象を損ないたくない」と考えている人はご一読ください。

日程調整のお礼メールの書き方は？

日程調整メールの書き方として大事なのは以下の2つです。

• ①感謝の言葉を伝える
• ②調整した日程や場所を書く

お礼メールにおいてもビジネススキルは相手に見られているため、メールの書き方についてしっかり認識しておくことが大切です。

それぞれのお礼メールの書き方について具体的に解説していきます。

①感謝の言葉を伝える

お礼のメールを相手に送る場合、まずは日程調整してくれたことに対する感謝を相手に伝えるようにしましょう。

商談や打ち合わせに関わらず、相手も貴重な業務時間を割いて時間を作ってくれています。

時間を作ってくれたことを当たり前だと思わず、一言でもいいので感謝の言葉を伝えてください。

日程調整をしてくれたことに対する感謝が記載されていれば、相手からの印象は変わります。

ただし、感謝の言葉を書くときはへりくだりすぎないようにしましょう。

あまりに下手に出てしまうと、相手に気を使わせてしまううえに「くどい」という印象を与えかねません。

②調整した日程や場所を書く

お礼メールを相手に送るときは、調整した日程や場所を記載しておくことも大切な要素です。

改めて日程や場所を書くことで、アポイント内容の確認を促すことができるため、後々のトラブルを回避できるでしょう。

ビジネス的なアポイントであれば、調整して決定した日時や打ち合わせの場所を記載し、間違いがないか確認してもらってください。

また、就活のための日程調整であれば、面接場所の確認をした方が良いでしょう。

日程調整のお礼メールの例文

株式会社〇〇 　

〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

日程のご確認いただき、ありがとうございました。

ご返信いただいた通り、下記の記載日時にて伺いたく存じます。

日時：○月○日 ～

場所：貴社本社

もしご都合により日時の変更が必要な場合は、○日までにご連絡いただけると幸いです。

当日、お会いできることを心より楽しみにしております。

日程調整のお礼メールを送る際のマナーは？

日程調整のお礼メールを送る際のマナーは以下の3つです。

• ①日程調整が完了してから1日以内に送る
• ②結びの言葉はポジティブな内容にする
• ③「返信不要」とメールに記載されている場合はお礼メールを送らない

日程調整のお礼でイメージを損なってしまうとのちの打ち合わせや商談にも影響が出るため、マナーについてしっかり把握しておきましょう。

それぞれのマナーについて具体的に解説します。

①日程調整が完了してから1日以内に送る

日程調整に関するお礼メールは、日程調整が完了してから1日以内に送るようにしましょう。

日程が確定してから1日以内にお礼メールを送信することで、アポイントへの強いモチベーションや敬意を相手に示すことができます。

また、素早いレスポンスというのはビジネスにおいて基本の能力のひとつです。

お礼メールを送るようにするとタスクが増えることになり、ついつい後回しにしてしまいがちですが、忘れないためにも24時間以内に送るようにしてください。

②結びの言葉はポジティブな内容にする

お礼メールを執筆すると、メールの最後に結びの文章を入れることになりますが、なるべくポジティブな言葉を使用するようにしましょう。

メール全体の言い回しや表現が良くても、結びの文章が適当だとマイナスな印象を与えてしまいます。

「お会いできることを楽しみにしています。」など、感謝の言葉を述べつつポジティブな印象を与えるようにしてください。

メールの最後まで気を抜かずに与えるイメージを意識して書くことが大切です。

③「返信不要」とメールに記載されている場合はお礼メールを送らない

日程調整を行なった際に先方からのメールに「返信不要」と記載がある場合は、お礼メールは送らないようにしてください。

「返信不要」と記載がある場合は「もうこれ以上のやり取りは必要ない」という意思表示です。

したがって、お礼メールを送ってしまうと「こちらが送ったメールの内容をちゃんと見ていないのか」という印象を与えてしまいます。

相手も理由があって「返信不要」と付け足しているため、意向をきちんと汲み取るようにしましょう。

まとめ：日程調整のお礼メールは丁寧さが命！マナーを守って返信しよう

日程調整後のお礼メールは、他のビジネスメールと同様に丁寧に執筆することが大切です。

目的が商談や面接であればなおさらマナーに注力した方が良いでしょう。

日程が完了したら、24時間以内にはお礼メールを送るようにして、感謝の言葉をしっかり添えるようにしてください。

確定した日程や場所についても記載しておけば、のちのトラブルを未然に防ぐことが可能です。

また、メールでのやり取りをさらに効率化したい人には日程調整ツールである「Smoothly」の導入をお勧めします。

日程調整を手動で全て行なっていると、以下のようなことが煩わしく感じるのではないでしょうか。

• 日程のピックアップする手間
• カレンダーへの仮予約の登録
• メールを送る作業

私が普段から使用しているSoomthlyを導入すれば、上記のような悩みを全て解決してくれます。

Smoothlyなら、日程のピックアップを自動化してくれるため、カレンダーをいちいち確認して日程をピックアップする手間が不要です。

日程の確定後にメールが自動送信されるため、お礼メールを送付し忘れるようなトラブルもありません。

日程調整に関するミスを極力無くし、時間の効率化を図りたい人はSmoothlyを導入しましょう。