LINEの公式アカウントにて、予約システムを取り入れたいと考えている店舗経営者は多いのではないでしょうか。
LINEで予約を受け付ける際は、予約システムを連携させることがおすすめです。
この記事では、LINEと予約システムを連携させるべき理由や導入までの流れ、予約システムを選ぶ際のポイントについて解説します。
最後まで読むことで、LINE公式アカウントと紐づけるべきツールの特徴について把握し、具体的な行動を起こせるようになるでしょう。
LINEに予約システムを連携させるべき理由は？
LINEに予約システムを連携させるべき理由は以下4つです。
- 人口の8割が利用しているLINEに対応することで、予約数増加が見込める
- 予約対応を自動化し、工数削減につながる
- 事前決済を導入すれば、急なキャンセルを抑制できる
- 予約対応のミスも防げる
それぞれの事項について解説します。
人口の8割が利用しているLINEに対応することで、予約数増加が見込める
LINEは国内で生活インフラとして活用されているサービスです。
利用者数は2022年3月時点で9,200万人以上おり、国内人口の8割に値する人たちが日々利用しています。
日本人には欠かせないサービスになっているため、企業がマーケティングとしてLINEの公式アカウントを取り入れる機会も増えています。
公式アカウントをフォローして情報を収集するユーザーも多くいるので、顧客とのコミュニケーションを取りやすいです。
圧倒的な利用者数を誇るLINEで予約システムを導入すれば、予約数の増加が見込めるでしょう。
予約対応を自動化し、工数削減につながる
LINEでは、予約対応を公式アカウント上で行うことができます。
メッセージのやりとりで顧客とコミュニケーションを取り、日にちやメニューの要望を聞くことができるので便利です。
ただし、業務時間の合間を縫って作業をする必要があるため、工数が一定数かかってしまいます。
より効率的な予約対応を実現するには、予約システムとLINEを紐付け、自動で受けられるようにすることがおすすめです。
予約対応の工数を減らせば、他の重要な業務にも集中できるようになります。
事前決済を導入すれば、急なキャンセルを抑制できる
予約システムでは、クレジットカードなどを活用した事前決済ができます。
事前決済を導入すると、急なキャンセルを抑制できるので、売上の維持につながりやすいです。
お店で会計をする場合、予約をした段階ではお金のやり取りが発生していないため、キャンセルがしやすいです。
また、無断キャンセルも起こりやすくなるため、準備が必要な予約の場合は店舗側に損失が発生します。
急なキャンセルを防ぎたいなら、事前決済が可能になる予約システムの導入もおすすめです。
ただし、カード決済する際は手数料がかかるので、利益率などを計算した上で判断しましょう。
予約対応のミスも防げる
予約対応を電話やLINEのメッセージを活用して手動で行なっていると、人為的なミスが発生することもあります。
予約管理システムでは、作業を自動化して顧客の情報を一元管理できるため、人によるトラブルを削減可能です。
ダブルブッキングなど、予約に関するトラブルが発生すると、顧客が離れる要因にもなるので注意しましょう。
機会損失をなくしたい場合も、予約管理システムとLINEを紐付けすることが効果的です。
予約システムを導入する流れは？予約対応できるLINEアカウントの作り方を解説
予約システムを導入する流れは以下の通りです。
- ①LINEのビジネスアカウントを作成する
- ②連携する予約システムを選ぶ
- ③予約システム上で、予約の設定を行う
実際に予約システムを導入する際混乱しないように、上記の流れを把握しておきましょう。
予約システムの導入手順について順番に解説します。
①LINEのビジネスアカウントを作成する
予約システムをLINEで導入するには、まずは以下のようにビジネスアカウントの作成を行う必要があります。
- LINEの公式サイトに移動して「LINE公式アカウントの開設（無料）」クリック
- 「アカウントを作成」を選択
- 個人で使用しているLINEアカウントかメールアドレスを登録
- 管理画面にログインして完了
②連携する予約システムを選ぶ
LINEアカウントの作成が完了したら、連携したい予約システムを選択しましょう。
予約システムを選択する基準は企業や業態によって違うので、事前に欲しい機能を洗い出しておくことが大切です。
専門的に開発された予約システムでは、以下のような機能があります。
- 顧客管理
- リマインドメールの自動送信
- キャンペーン情報の一斉送信
- 事前決済
また、予約システムの導入で利用できる費用や、どんなデザインが使いやすいのかも考えておきましょう。
デザインは顧客にとっての利便性にも影響するため、特に重要な要素です。
③予約システム上で、予約の設定を行う
最後は予約システム上で予約の設定を行います。
予約の設定を細かく分けると以下の手順です。
- 予約枠を作成する
- 店舗・スタッフを作成する
- メニューを作成する
- リッチメニューに予約ページのURLを埋め込む
上記の手順通りに設定方法の詳細を解説します。
予約枠を作成する
予約システムを通して予約を受け付けるには、まずは枠を作成する必要があります。
店舗の空き状況を確認し、予約を受け付けられる日程をシステムに入れましょう。
「Smoothly」という予約システムでは、自動で枠を設定してくれる機能が搭載されています。
自動で作成する機能があると、人為的なミスで間違えた枠を作成することがなくなるため、効率性の向上だけでなく、トラブル回避にもなるメリットがあります。
店舗・スタッフを作成する
複数の店舗を持っている場合や、スタッフを選んで予約ができる場合は、予約システムで設定しましょう。
スタッフの設定を行う場合は、顔写真やプロフィールについて記載しておくことがおすすめです。
情報開示をしておくことで、親近感を与えて心理的に予約がしやすくなります。
予約システム側で設定できる項目はなるべく埋めて充実度を上げておきましょう。
メニューを作成する
美容院などの店舗では「カット」や「マッサージ」などのメニューが必要です。
お店で用意しているメニューを作成して、選択できるようにしておきましょう。
各メニューの内容やメリットについて記載できる場合も、詳しく書いておくことがおすすめです。
リッチメニューに予約ページのURLを埋め込む
メニューの作成まで完了したら、LINEのリッチメニューにURLを埋め込みましょう。
発行されたURLなどをリッチメニューに埋め込むことで、予約ページを表示できます。
設定方法はツールによって異なるので、事前に確認しておいてください。
URLの埋め込みができたら、実際に操作した際に動作するか確認することが大切です。
動作しないまま放置すると、クレームが入るだけでなく、店舗やブランドのイメージを崩すこともあるので注意しましょう。
LINEと連携する予約システムを選ぶときのポイントは？
LINEと連携する予約システムを選ぶときのポイントは以下の6つが挙げられます。
- 操作方法が簡単かどうか
- 予約完了メール・リマインドメールを配信できるか
- 顧客管理機能があるか
- zoomなどのオンライン会議ツールに対応しているか
- チーム機能があるか
- カレンダーと連携して候補日時を自動で作成できるか
それぞれのポイントについても把握し、適切な予約システムを選べるようにしましょう。
操作方法が簡単かどうか
自社でサービスを取り入れる際、操作方法が優れているのかについては重点的に確認しましょう。
特に、予約システムは顧客も使うことになるので、操作感を見ておくことが大切です。
操作方法が難しいと顧客のストレスを増やすことにつながります。
使いづらいサービスに苛立ってしまい、最悪の場合途中で予約をやめてしまうこともあるでしょう。
複雑な操作が必要なサービスを選択すると、管理する側で人的なミスが発生する確率も高くなるので注意が必要です。
予約完了メール・リマインドメールを配信できるか
店舗で予約を受け付けたあとは、予約完了メールやリマインドメールでお知らせをすることがおすすめです。
予約完了メールは、確実に予約が完了したのか確認することにつながるので、配信できるようにすると顧客に安心感を与えます。
また、リマインドメールは予約当日間近に通知して、予約内容の確認をする効果があります。
メニューや予約日が違う場合はすぐに気付くことができるので、トラブルを未然に回避できるでしょう。
予約完了メールやリマインドメールを配信できるサービスを選択すれば、顧客満足度の上昇と機会損失の回避が期待できます。
顧客管理機能があるか
予約管理システムの導入時には、顧客管理機能があるのかも確認しましょう。
顧客管理ができると、来店者の電話番号やメールアドレスなどの情報を管理できるようになります。
来店履歴についても把握できるようになるので「過去に誰がどのタイミングから来なくなったのか」などを確認できるでしょう。
過去の顧客情報を元にすれば、将来的な改善ポイントを発見することもできます。
店舗経営の指標を再確認することにつながるので、顧客管理ができると利益を出しやすくなるでしょう。
zoomなどのオンライン会議ツールに対応しているか
語学やフィットネスに関してオンラインレッスンを行なっている場合、オンライン会議ツールを活用することがあります。
また、個人に特化した美容院などでも、事前のヒアリングのためにZoomを活用することがあるでしょう。
予約管理システムのなかには、Zoomなどのツールと連携できるものもあるので、オンラインで顧客とやりとりをする機会がある場合は考慮することがおすすめです。
予約完了時にURLやIDの発行をしてくれるので、業務の効率化につながります。
チーム機能があるか
一般的なサロンや美容院では、複数人のスタッフが指名を受けて仕事をすることになるので、スタッフの情報を登録して受付ができる予約システムを導入しましょう。
スタッフのプロフィールや実績などの情報も記載できると信頼性が上がり、予約率が上がります。
また、顔写真を登録するだけでも顧客からの印象は変わるでしょう。
なるべく予約数を増やしたい場合は、詳細な設定ができる予約システムを選択することがおすすめです。
カレンダーと連携して候補日時を自動で作成できるか
店舗によっては、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーを通してスタッフのスケジュールを管理していることもあるでしょう。
予約システムには、各種カレンダーツールと連携して自動で候補日時を作成できるものもあります。
自分で枠を設定しなければいけない予約システムだと、手動で予約を受け付けるのと工数が変わらない可能性が高いです。
カレンダーツールと連携して、既存の予定を自動で反映できる機能があるかは重要な指標なので必ずチェックしてください。
SmoothlyならGoogle/outlookカレンダーと連携して空き日程を自動で作成
予約システムを導入しようと思っている人のなかには以下のような悩みを持っている人もいるのではないでしょうか。
- 予約管理を手動で行なっているが工数がかかっている
- 毎回カレンダーを確認するのが面倒
- ダブルブッキングなどのトラブルが起こらないか不安
上記のような悩みを持っている方には「Smoothly」という予約システムの導入がおすすめです。
予約管理システムの「Smoothly」では、GogoleやOutlookカレンダーと連携して、空き日程を自動作成してくれます。
予約の連絡が来るたびにスケジュールを確認する必要がないため、業務の効率化につながるでしょう。
予定が入った日時は自動でブロックしてくれるので、ダブルブッキングなどのトラブルによるクレーム回避も期待できます。
まとめ：LINEの予約システムは、空き日程の作り方が簡単なものを選ぶべき！
LINEを通して予約を受ける際は、デザイン性の高さや機能が豊富な予約システムを比較して取り入れることがおすすめです。
LINEの利用者は人口の8割程度とも言われているので、利便性の高いシステムを導入すれば、予約率の向上が期待できます。
空き日程を自動で抽出する機能があると店舗側の負担が減るので、予約システムを導入するときは考慮してください。
カレンダーツールとの連携ができると、手動で行うよりも業務の効率が上がり、ミスも最大限回避できます。
ただし、予約システムを導入したとしても、システム上のトラブルが発生して予約処置が滞る可能性は一定数あります。
予約システムを取り入れた後も、手動で予約を受け付ける手順については念のため店舗内で共有した方が良いでしょう。
自動で予約受付をしたい場合は、下記のような日程調整機能のあるツールを選ぶことで、予約ミスのリスクをかなり減らすことができます。おすすめの日程調整ツールを知りたい人は、ぜひ下記の記事も読んでください。
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