Zoomのスケジュール機能の使い方は簡単？ミーティングの日程調整の方法を解説

オンラインツールが浸透してきた現代において、Zoomミーティングは１つのビジネスツールとして確立されてきました。

一方で、Zoomミーティングに招待されたはいいが参加の仕方が分からなかったり、スケジュール機能を使って自身から他者をZoomミーティングに招待する方法が分からない方も多くいます。

今回は、Zoomのスケジュール機能の使い方、Zoomミーティングの日程調整の方法についてご紹介します。ぜひZoomの使用方法を学んでいただき、ビジネスツールとして有効活用ください。

Zoomミーティングのスケジュールを設定する方法は？

Zoomミーティングのスケジュールを設定するには、まずZoomアプリ上でアカウントを作成する必要があります。その後、招待メールに、参加するためのリンクを添付して相手へ送信する流れとなります。

PCでスケジュール作成する方法

Zoomのスケジュールを作成するにあたって、2通りのやり方があります。1つはWebブラウザでのZoomアプリでスケジュール作成する方法です。もう1つはデスクトップアプリでスケジュールを作成する方法です。

Webブラウザでスケジュール作成する方法

まずはWebブラウザ上でZoomを開いたら、右上の「サインイン」をクリックします。

次に「ミーティングをスケジューリング」をクリックします。

あとは以下の流れで各項目を記入、選択していきます。

①ミーティングのタイトルを記入します。誰が見ても分かりやすい内容にすると良いです。

②ミーティングの開催日時を設定します。

③ミーティングの所要時間を設定します。

④日本でZoomに参加する場合はこのままで良いです。

⑤定期的にミーティングをする場合、「定期ミーティング」にチェックを入れると、ミーティングを行う頻度などを設定することができます。予めこの部分で設定しておけば、毎回ミーティングに招集する手間が省けます。

⑥ミーティングに招待する際、決まった文言で招待することが多い場合はテンプレートを予め設定しておけば、招集する際に簡単に招待しやすくなります。

⑦外部の方が入れないように予め設定したい場合は、セキュリティ設定が可能です。

⑧ビデオ設定です。顔を映すか否かでオン・オフを予め設定することができます。

⑨オプションとして補助機能が活用可能です。必要に応じてご活用ください。

⑩一通り設定したら「保存」をクリックして終了。これでスケジュール設定が完了です。

②デスクトップアプリでスケジュール作成する方法

サインイン後、まずは「スケジュール」をクリックします。

あとは以下の流れで各項目を記入、選択していきます。

①ミーティングのタイトルを記入します。誰が見ても分かりやすい内容にすると良いです。

②ミーティングの開催日時を設定します。

③ミーティングのIDについて自動生成するか、固有のIDにするか選択できます。

④外部の方が入れないように予め設定したい場合は、セキュリティ設定が可能です。

⑤ビデオ設定です。顔を映すか否かでオン・オフを予め設定することができます。

⑥「定期的なミーティング」を選択した場合、自身が使用しているカレンダーと連携させることで、カレンダーから繰り返し設定を行うことができます。

⑦オプションとして補助機能が活用可能です。必要に応じてご活用ください。

⑧一通り設定したら「保存」をクリックして終了。これでスケジュール設定が完了です。

スマホでスケジュール作成する方法

PCとは反対にスマホでZoomアプリを開き、スケジュールを作成する方法があります。

あとは以下の流れで各項目を記入、選択していきます。

①ミーティングのタイトルを記入します。誰が見ても分かりやすい内容にすると良いです。

②ミーティングの所要時間を設定します。

③日本でZoomに参加する場合はこのままで良いです。

④定期的にミーティングに招待する場合、繰り返し設定を行うことができます。

⑤自身が使用しているカレンダーと連携させることで、カレンダーから繰り返し設定を行うことができます。

⑥固有のIDにしたい場合は「パーソナルミーティングIDを使用する」を選択します。

⑦外部の方が入れないように予め設定したい場合は、セキュリティ設定が可能です。

⑧オプションとして補助機能が活用可能です。必要に応じてご活用ください。

一通り設定したら「保存」をクリックして一旦終了です。

⑨開始・終了時間などを設定します。

⑩カレンダー同期の設定や予定出席者（招待メールを送信する人）を予め設定できます。

⑪ミーティング開始前の通知設定が可能です。

⑫添付ファイルを追加すると、招待メールにファイルが添付された状態でメールが送信されます。

⑬招待メールの本文を編集することができます。

⑭一通り設定が完了したら「追加」を選択して終了です。

招待された人がZoomミーティングに参加する方法は？

Zoomでスケジュールを作成した後、参加者側がミーティングに参加するには、まずZoomアプリをインストールする必要があります。その上で、参加する際のやり方は大きく分けて以下3つの方法があります。

・招待URLをクリックする

・Zooｍのパスワード、名前を入力する

・ミーティングのIDを入力する

いずれも簡単に参加者側がZoomのミーティングに参加できますので、初めてZoomを使用する方でも安心して使用できます。

スケジュールの日程を変更・更新する方法は？

Zoomでスケジュールを作成した後、スケジュール内容を変更する必要が出てきた場合は、以下の流れで変更・更新が可能です。

①「スケジュール」をクリック

②「編集」もしくは編集したい箇所を自由に修正

③　修正完了したら、「保存」をクリック

スケジュールが確定した後でも、修正することで簡単に変更・保存できます。

Zoomスケジュールでは日程調整はできない

簡単に日程を変更・保存できるZoomですが、あくまで手動でしか対応ができません。従って、日程の変更が必要になった場合はカレンダーを見ながら相手とやり取りをする必要が出てきます。

自動で対応したい場合は、日程調整ツールなどを活用してリスケジュールの対応を行いましょう。

まとめ：ZoomスケジュールはURL発行のみ！日程調整ツールなら日程調整からURL発行まで自動化

Zoomのスケジュール調整は、あくまで手動で実施するしか方法がありません。故に手間が掛かってしまうのです。

一方で、日程調整ツールSmoothlyでは自動で日程調整がなされ、日程変更に追従してURL発行までが全て自動でなされるのです。

普段使っているGoogleカレンダーなどにも同期して日程調整できます。相手との日程調整の際に時間を要し、手間を感じていた方には非常に有用なツールなのです。ぜひご活用いただき、日々の業務効率向上にお役立てください。

おすすめの日程調整ツール：Smoothly