営業がうまい人のアポイントの取り方は？アポイント獲得までの流れやコツを解説

営業を始めたばかりの人の中には「アポイントの取り方がわからない」と思っている人もいるのではないでしょうか。

営業で成果を出すには、アポイントを効率的に取る必要がありますが、実際にコツについて熟知できている人は少ないです。

ただ闇雲に電話をかけたり、メールを送っても良い結果を得ることはできません。アポイントを獲得するには、コツや注意点を知り、事前準備などに時間をかけることが近道だといえます。

本記事では、電話やメールでアポイント獲得をする際にの注意点や、事前の準備などについて徹底解説します。

「アポイントが取れずに悩んでいる」「アポイントを取って営業として活躍していきたい」と考えている人はご一読ください。

そもそもアポイントとは？

アポイントは、英語の「appointment」が由来となっているビジネス用語であり「約束」として使われています。ビジネスで使われる際は、基本的に省略された形である「アポ」として使われることが多いです。

特に、営業職などでは使われる頻度が多く、顧客との商談やミーティングが頻繁にある人は日常的に使うでしょう。

具体的には「アポの調整をするために、スケジュールを確認する」などの文脈で用いられます。

【成績トップの営業マンが教える】訪問・電話営業でアポイントを取れるようになるコツは？

アポイントを取る際のコツは以下の4つです。

• 相手にとってのメリットを伝えることが重要
• 声色や話すスピードを意識する
• 相手の反応をみて営業トークを変える
• 効果検証を行なって、アポが取りやすい営業トークを探す

電話営業では、ただスクリプトを読むだけでなく、印象を変える工夫や会話のコツについて知り、実践していくことが重要です。

訪問・電話営業でアポイントを取る際のコツについて、具体的に見ていきましょう。

相手にとってのメリットを伝えることが重要

まず、営業としてアポイントを取るには、一方的に商品を売ろうとするのではなく、相手に「話を聞くだけのメリットがある」と思わせる必要があります。商材を活用して、どのような問題を解決できるのか、論理的に話してみましょう。

また、電話の相手にメリットを感じさせるには、漠然としたメリットだけでなく、自社の商材を使った後の状況をイメージさせることも大切な要素です。

使用後の状況を相手に想像させるには、具体的に相手が抱えていそうな問題を、あらかじめ調べておく必要があります。

会社のホームページやニュースからできるだけ情報を集め、問題の提起と解説方法を具体的に提示するようにしてください。メリットをまず伝えるようにすれば、相手の興味を惹けるため、通話時間も伸ばせます。

商品を売ろうと前のめりになっていると、声のトーンなどから電話越しでも伝わるため、電話をすぐに切られる可能性が高いです。相手の気持ちになって、問題提起とメリットの提示をしていきましょう。

声色や話すスピードを意識する

電話による営業であっても、聴覚情報から人柄や性格を判断されます。したがって、営業電話でアポイントを取りたいのであれば、声色や話す速度に注意しましょう。

声色やスピードを意識する場合、事前にある程度話すことは準備し、予想できる返答への対応も考えおくことがおすすめです。

何も準備しないまま電話をかけると、思わぬ返答に焦ることがあります。慌てていることは電話越しでも理解できるため、相手に不審な印象を与えてしまう要因になりかねません。

事前の準備にも時間をかけ、声色は明るめにしつつ、スピードは上げすぎないようにしてください。

トークの内容や声色が良くても、情報がちゃんと伝わっていないと本末転倒であるため、相手が聞き取れる範囲の速度を意識しましょう。

また、人によっては、話の内容よりも声からの印象でアポイントを許可することもあります。まだ会話がうまくいかない場合でも、声の印象を変えることはできるため、初心者ほど声色やトーンへの意識を強くしてください。

相手の反応をみて営業トークを変える

スクリプトに頼った会話だけだと、相手に機械的な印象を与えてしまうため、電話営業では相手の反応から営業のトークを変える柔軟さも必要です。最初は、電話からの情報だけで相手の反応を完璧に察知するのは難しいですが、しばらく続けているとわかるようになるでしょう。

話に納得していないことや不信感を抱いていることがわかったら、より具体的な話をしたり、相手の興味があるところを中心にして会話を続けてみてください。

臨機応変に対応できる能力が身につけば、アポイント率も自然と高まっていきます。

効果検証を行なって、アポが取りやすい営業トークを探す

営業で成果を出すには、数字にこだわることも重要です。自身の過去のアポイント獲得率や、営業トークを参考にし、目標達成が可能なのか再度確認してみましょう。

現在のやり方で結果が出ていないのであれば、細かい分析から新しい方法を模索する必要があります。

PDCAを回して、本当に自分に合った営業トークを見つけてください。数字にこだわって営業を行う場合、KPIなどの指標を元にして、具体的な目標数値を算出することもおすすめです。

目標数値が算出できたら、1日のコール数や決算者アポ率など、目標達成への具体的な道筋を立てていきましょう。

【メール営業】メールでアポイントを取るためのコツ・注意点は？

メールでアポイントを取るためのコツは以下の3つです。

• 件名で興味を引けるように工夫する
• 日程調整ツールで日程調整を自動化する
• 返信用のフォーマットを記載して返信しやすいようにする

メールでもアポイントを取ることはできますが、質の良いアポイント獲得を目指すためには、コツや注意点について熟知しておくことが重要になります。

それぞれのコツや注意点について解説していきます。

件名で興味を引けるように工夫する

メールでアポイントを取得する際に、件名は大きなポイントのひとつになります。相手にとってはメールの件名が最初に目に入るため、閲覧の可否を判断する材料になるからです。

なるべく情報が伝わりやすく、目を惹ける件名の設定が重要になるでしょう。

「弊社サービス〇〇の紹介に関する面談のお願い（××株式会社）」

など、サービスの紹介であることや、アポイントが欲しい旨を明記することがおすすめです。

営業のメールであることを明らかに隠した件名で内容に誘導すると、印象が悪くなることもあるので注意が必要です。

日程調整ツールで日程調整を自動化する

メールでアポイントを取る場合、日程調整ツールの導入がおすすめです。ひとつずつテキストを作成していると、ダブルブッキングが発生しやすくなりますが、日程調整ツールを活用すれば自動化できるためリスクを軽減できます。

今まで日程調整にかかっていた時間が大幅に短縮されるため、電話営業のためのスクリプト作成や、より内容が濃いメールの執筆に時間を使えるようになるでしょう。

どのツールが良いのかは、自社の用途や目的によっても異なるため、適切なものが選べるように、各ツールの特徴を把握することが重要です。

おすすめの日程調整ツール【Smoothly】

Smoothlyは、数ある日程調整ツールの中でもおすすめのツールのひとつです。よく使うテキストのテンプレート化などの基本的な機能だけでなく、複数人の日程調整にも対応しているため、普段から多くの人と日程を合わせる営業職にとっては必須のツールだといえます。

デザインもこだわって作られているため、質の高いUIでストレスなく使用できるでしょう。

また、Smoothlyには無料のプランも用意されているので「日程調整ツールをこれから使ってみたい」と考えている人は、1度利用してみることをおすすめします。

便利なツールはどんどん取り入れて、業務の効率化を図っていき、より時間を要する業務や重要な仕事に時間を使いましょう。

返信用のフォーマットを記載して返信しやすいようにする

メールでアポイントを取りたい場合、相手が返信しやすいように工夫することも重要な要素です。商材やサービスに興味があっても、メールの内容を考えるのが面倒で後回しにしてしまう人もいます。

機会損失を生まないように、返信用のフォーマットを記載するなどして、返信へのハードルを下げてみてください。

表を記載して日程を入力するだけにしたり「興味ありだけで良いので返信いただければ幸いです」などの文言をつけるだけで、相手にとっての手間やハードルは大きく下がります。

オンラインで対応できるのであれば、オンライン商談へのリンクを添付することも有効です。

アポイントを取る前の事前準備は？

アポイントを取る前に行うべき準備は以下の3つです。

• 営業先の情報を調べる
• トークスクリプトを用意して練習する
• 営業トーク・話し方を動画に撮って見返す

アポイントを確実に取るには、事前の準備も意識する必要があります。

それぞれの内容について確認しておきましょう。

営業先の情報を調べる

メールや電話に関わらず、営業先の情報はできる限り調べておきましょう。相手企業が抱えている問題や解決策を提示できれば、話に説得力が生まれるため、反応の良さやアポイント獲得率はさらに向上します。

業種や事業形態を確認し、日頃のニュースからの時事情報も合わせて、相手企業がどのような問題を抱えているのか推測を立てましょう。また、企業のWebサイトや口コミサイトなども、情報を集める方法として有用なので参考にしてみてください。

「興味を持ってちゃんと情報を調べてくれている」と思わせることができれば、アポイントからの契約締結までスムーズに到達できます。

営業にとって情報は大きな武器であるため、積極的に収集していきましょう。

トークスクリプトを用意して練習する

電話営業では、トークスクリプトを元にして会話を進めていくため、良質なスクリプトの準備が重要になります。

スクリプトの質が悪いとアポイント獲得率は必然的に下がるため、日頃から見直しを行なっていきましょう。

クロージングまでの流れだけでなく、質疑応答集も作って徹底的な対策を取ることが重要です。サービスの値段やオプションなど、質問が多いことについてはしっかり回答できるようにしてください。

実際に電話をかけて営業をすると、思わぬ質問をされることもあるため、最終的には実践を元にして、分析から作成したトークスクリプトを利用していく必要があります。

どんどん数をこなして、練習を重ねると同時に、トークスクリプトの質も練り上げていきましょう。

営業トーク・話し方を動画に撮って見返す

営業トークや話し方は、実際に話している自分では客観的な評価ができません。したがって、動画に残して見直したり、ロープレをすることが重要です。

話をスムーズにできるようになるまで繰り返し撮影し、声のトーンやスピードを調整していきましょう。

ロープレをするときは、同僚や家族に協力してもらうことがおすすめですが、直属の上司や先輩にお願いすることも有効です。

上司や先輩にロープレを申し出れば、仕事へのやる気を示すきっかけにもなり、的確なアドバイスももらえます。

まとめ：アポイントを取るには「相手の負担を減らす」ことが重要！

アポイントを効率的に取るには、何よりも「相手の負担を減らす」ことが重要です。電話やメールに関わらず、相手の立場に立ってメリットの提示やサービスの説明を行いましょう。

会話の中でメリットを盛り込んだり、テキストで情報を最大限伝えるには、知識や経験が必要になります。最初は説明がうまくいかず、相手からの納得が得られないことも多いですが、地道に積み上げていくことでやり方が掴めるでしょう。

電話営業であれば、時には相手の反応から話す内容を変えたり、臨機応変な対応も必要になるため、ロープレを繰り返すことが重要です。

録音なども活用して、話の内容や声のトーン、スピードに納得がいくまで練習をしてください。

メール営業の場合は、件名や内容などにこだわり、返信されやすいメールの作成をしていく努力が必要になります。

返信用のフォーマットを記載することや、日程調整ツールの導入を通して、相手の負担と自身の業務効率改善を図っていくことが大切です。